یک مبلمان اداری مناسب در وهلۀ نخست نیازمند یک فضای کاری مشخص و از پیش تعیین شده است؛ یعنی فضایی باشد که بتواند سخت‌افزارهای کامپیوتری و تجهیزات جانبی آن، متریال‌ها، فضای فایلینگ، اسناد و مدارک و سایر لوازم مورد استفاده را در خود جای دهد. در چنین فضایی، باید مبلمانی انتخاب کرد که به خوبی در آن جاگیر شود و نیازی به تغییر آن بعد از مدتی کوتاه نباشد.
با توجه به کارکرد و نوع فعالیت، دفتر کار به 3 بخش قابل تقسیم است:
۱- مرکز کار: که شامل یک فضای کاری روشن، همراه با تجهیزاتی مثل کامپیوتر، میز و صندلی اداری و سایر لوازم مورد استفاده است.
۲- مرکز مرجع: شامل کلاسورها، راهنما، فرهنگ لغت و کتاب‌های فنی مرتبط با کار.
۳- مرکز مایجتاج: که شامل مایحتاجی همچون دفتر، کاغذ، لوازم اداری و همچنین تدابیری است که برای پنهان کردن کابل‌های تلفن، کامپیوتر و دیگر وسائل الکتریکی باید اتخاذ کرد.
در این بین، باید به سطح دسترسی هم توجه ویژه کرد؛ یعنی زمانی که شما پشت میز خود نشسته و سرگرم فعالیت روزانه هستید، باید به راحتی بتوانید به کمدها، قسمت فایلینگ، کتابخانه و مرکز مایحتاجی مثل کاغذها دسترسی لازم را داشته باشید.موقعیت تجهیزات باید با توجه به میزان استفاده از آنها تعیین شود یعنی اگر شما از پرینتر به صورت روزانه استفاده می‌کنید، باید آن را در دسترس خود قرار دهید، یا اگر از اسکنر استفادۀ کمتری دارید، آن را از محیط کاری خود دور نگه دارید. در واقع استفاده درست و به موقع از وسائل مورد نیاز در محیط کار، می‌تواند در تعیین و انتخاب نوع مبلمان اداری نقش اساسی داشته باشد. مسلماً هیچ کس از یک محیط کاری درهم برهم و شلوغ احساس رضایت ندارد. ایجاد یک فضای دلنشین با پرداخت عالی از نور و رنگ و قرار گرفتن هر وسیله در جای خود، در ایجاد پویایی کاری نقش به سزایی خواهد داشت.
نویسنده: محمد حسین بکاء – شرکت برنا یاور ویرا (بینو)
