توسط: با توجه به تغییر فضای اداری و مدل کاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها، کارمندان تمام وقت اداری و شاید بیشتر بخش‌های یک سازمان در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری بر روی صندلی اداری خود و پشت میز کارشناسی و یا میز مدیریت خود می‌نشینند. نشستن افراد به این صورت در بخش نظافت و تمیز کاری می‌تواند دو معنا داشته باشد.
یک، ما می‌بایست در هنگام انجام کار و قبل از آن مطمئن باشیم که میز اداری، صندلی اداری ما تا حد ممکن تمیز شده و نظافت قابل قبولی دارد تا بتوانیم بدور از هر گونه ناراحتی و دل مشغولی ذهنی به کار خود ادامه دهیم. دو، ما بیشترین زمان خود را در پشت میز اداری خود سپری می‌کنیم، تایپ می‌کنیم، از سیستم‌های رایانه‌ای مختلف استفاده می‌کنیم، از تلفن استفاده می‌کنیم، پرینتر، اسکنر و… حتی بر روی میز اداری نسبت به نگارش نامه‌ای اقدام می‌کنیم اما اگر دستان ما به صورت کامل تمیز نباشد، اگر کیبورد، تلفن، پرینتر و… تمیز نباشند، زودتر از آن‌چه که فکر می‌کنیم کثیفی و گرد و غبار و میکروب‌ها بر روی آن می‌نشینند و اگر به موقع نظافت نشوند می‌تواند به بدن منتقل شود و باعث بیماری‌های جدی گردد.
در ادامه‌ی این گزارش که توسط تیم فنی و پشتیبانی گروه طراحی، ساخت و تولید بینو به نگارش در آمده است، ما ۵ روش مهم و کارآمد را برای نظافت و تمیز نمودن دفاتر اداری و سازمانی به شما ارائه خواهیم داد.
روش‌های کارآمد در تمیز کاری و نظافت دفاتر اداری
۱) سیستم بایگانی
برای هر شغلی، امورات اداری می‌تواند یکی از آفات کاری باشد. تنها کمی غفلت در بایگانی و نداشتن برنامه‌ی مشخص و دستورالعمل برای حفظ و نگهداشت پرونده‌ها، اسناد، مدارک و… می‌تواند مسبب گم شدن تعدادی از آن‌ها شود. تعداد پرونده‌های ناقص را افزایش دهد. تعداد ورودی پرونده‌ها با تعداد خروجی آن‌ها متناسب نباشد. مقدار زیادی از کارهای انجام نشده باقی مانده باشد و به صورتی که کمتر کسی می‌تواند علاقه‌ای نسبت به اداره، انجام و ساماندهی آن داشته باشد.
استفاده از سیستم‌های بایگانی در حال حاضر یکی از متداول‌ترین راه‌های برای انجام این کار است.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی در سال‌های اخیر استفاده از سیستم‌های ابری، بارگزاری در فضای مشترک و… از دیگر اقداماتی است که می‌توان در این زمینه انجام داد. اما همیشه استفاده‌ی ابری قابل امکان نیست. پرونده‌های مالی، حسابداری، خرید و فروش‌ها، گزارشات مالی ماهیانه و سالیانه را نمی‌توان به علت حساسیت در فضای ابری به اشتراک گذاشت. برای این گونه پرونده‌ها که تعدادشان در شرکت‌ها آن چنان زیاد هم نیست می‌توان از قفسه، کمد و… استفاده کرد.
کمد‌های بیگانی در طرح‌ها و اندازه‌های مختلف می‌تواند به شما کمک کند که ارتفاع کشوها و حتی تعداد آن را خودتان انتخاب کرده تا علاوه بر شخصی‌سازی مختص پرونده‌های شما باشد.
۲) سیم‌ها و چیدمان
پس از طراحی و جانمایی هیچ چیز زشت‌تر از آن نیست که تعداد زیادی کابل مربوط به رایانه‌های شخصی و دستگاه‌ها و سیستم برق‌رسانی بر روی زمین و یا در کنج دیوار‌ها به دید حضار بیاید. راه حل‌هایی چون بستن آن‌ها کاربردی نیست. پیش از طراحی می‌بایست جانمایی این سیم‌ها در نظر گرفته شود. برای مثال هنگام طراحی میز کنفرانس می‌بایست جانمایی سیم‌ها در نظر گرفته شود. هنگام جانمایی میز اداری و میز کارشناسی و میز ریاست و… می‌بایست موضوع جانمایی سیم‌ها با تولید کننده‌ی مبلمان اداری مطرح شود تا راه حل آن نسبت به این مشکل مشخص باشد.
البته راه‌های زیادی برای این امر وجود دارد مثل استفاده از داکت‌ها و پوشش‌های مختلف اما حقیقت این است که این پوشش‌ها گرچه از رها بودن سیم در اطراف میز بهتر هستند اما همچنان وجود آن‌ها می‌تواند باعث کاهش زیبایی دکوراسیون شود.
۳) دستمال مرطوب یاور همیشگی
با توجه مدل کاری و ساعت کاری نسبتا طولانی در شرکت‌ها و سازمان‌ها، اکثر افراد در طول مدت زمان حضور در شرکت و پشت میز خود از مواد غذایی، نوشیدنی‌ها و… استفاده می‌کنند. از این رو پاشیدن قطرات نوشیدنی‌ها بر روی مبلمان اداری، صندلی اداری و میز اداری یک امر اجتناب ناپذیر است. افراد می‌توانند با داشتن یک دستمال مرطوب به صورت همیشگی بلافاصله نسبت به تمیز کردن نقاط مورد نظر اقدام کنند تا منجر به آلودگی بیشتر در اطراف آن‌ها نشود. اقدام زود نسبت به تمیز نمودن این لکه‌ها همچنین می‌تواند از به جا ماندن لکه‌ها و اثرات آن‌ها نیز جلوگیری کند.
۴) کشوها می‌توانند منجر به تمیز شدن و مرتب شدن شوند
یکی از معضلات افراد هنگام انجام امور روزمره‌ی خود در محل کار شلوغ بودن و در هم ریختگی میز آن هاست. کابینت‌ها و قفسه‌ها می‌توانند به عنوان یک محل ذخیره‌ی بسیار عالی محسوب شوند. نگهداری پرونده‌ها به ترتیب اولویت و مرتب‌سازی آن‌ها می‌تواند باعث افزایش تمرکز آن‌ها شود. افزایش تمرکز در کارمندان باعث می‌شود آن‌ها بتوانند به ترتیب به امور محوله‌ی خود بپردازند و در نتیجه بهره وری بیشتری نیز داشته باشند.
وجود قفسه‌ها و کابینت‌ها در کنار میز اداری جزو انکار ناپذیر است که می‌تواند با توجه به نوع کار کارمند نوع و اندازه‌ی آن تغییر کند و به صورتی شخصی‌سازی شود.
۵) انجام نظافت را همیشگی کنید
این یک واقعیت ثابت شده است که اگر می‌توانید کاری را به یک عادت تبدیل کنید، به احتمال زیاد به آن پایبند هستید، بنابراین با ادغام کارهای نظافت دفتر خود به عنوان بخشی از برنامه هفتگی یا روزانه، به شما کمک می‌کند تا به آن پایبند باشید و موفق باشید. با این کار تمیز، مرتب و منظم بودن منطقه بسیار راحت‌تر خواهد بود.
تلاش کنید این روند را به گونه‌ای ایجاد کنید که تمامی افراد به همراه تیم نظافت نسبت به تمیز کاری و نظافت اقدام کنند. این یک کار تیمی است که در نهایت منجر به فضای پاکیزه و بهتری برای کار می‌شود.
پیشنهاد ما
در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.
