مهمترین اصول طراحی اتاق جلسات

مبلمان اداری بینو، دکوراسیون داخلی بینو : مهمترین اصول طراحی اتاق جلسات چیست؟ در این نوشتار صفر تا صد دکوراسیون اتاق جلسات را با شما همراهان ارجمند مبلمان اداری بینو در میان خواهیم گذاشت. با گسترش بیشتر کسب و کارهایی که کار تیمی را انتخاب کرده‌اند، اتاق‌های کنفرانس باید با تحولاتی که در نیازمندی‌های ایجابی آن‌ها رخ می‌دهد، همراه شوند. اینکه قبل از شروع هر جلسه‌ای درگیری زیادی در مورد هماهنگ کردن صوت و تصویر و راه اندازی انواع تکنولوژی‌های به کار رفته در اتاق کنفرانس و جلسات وجود داشته باشد و وقت زیادی صرف مرتب کردن صندلی‌های کنفرانس شود، در دنیای امروز که وقت مهم‌ترین دارایی انسان‌ها است اصلا مورد قبول نیست.

از آنجایی که در کسب و کارهای نوین برگزاری جلسات مهم‌ترین کلید پیدا کردن راه حل‌ها و اتخاذ تصمیمات مناسب است، بسیار مهم است که اتاق جلسات مدرن با بهره‌گیری از یک میز کنفرانس مدرن در هر دفتر کاری وجود داشته باشد، تا بتواند بالاترین سطح بهره وری را در جلسات تضمین کند.  با تغییرات مداوم در قوانین مربوط به دسترسی به اطلاعات  و امنیت داده‌ها، باید این اطمینان حاصل شود که اتاق کنفرانس یک سازمان که در آن تصمیمات مهمی اتخاذ می‌شود امنیت کامل را به لحاظ درز  اطلاعات داشته باشد.

صفر تا صد دکوراسیون اتاق جلسات

اگر احساس می‌کنید اتاق کنفرانس دفتر کار شما، نمی‌تواند به پویایی جلساتی که در آن برگزار می‌شود کمک کند، با ما در ادامه این مقاله همراه باشید، ما  در این مقاله توضیح می‌دهیم که چگونه تفکر مدرن و استفاده از یک میز کنفرانس مدرن می‌تواند در عین بالا بردن سطح کارآمدی فضای جلسات شما، به زیبایی و تاثیرگذاری هر چه بیشتر آن کمک کند:

• قبل از شروع به طراحی و نوسازی یک اتاق جلسه باید به سه موضوع مهم توجه شود: تجهیزات لازم برای برگزاری جلسات، چیدمان این تجهیزات و نحوه دسترسی تمامی اعضای جلسه به تجهیزاتی که لازم دارند.
• استفاده از دستگاه‌ها و نرم افزارهایی برای رزرو اتاق کنفرانس، تعیین قوانین استفاده از آن و شخصی‌سازی فضای جلسات با توجه به نوع جلساتی که در آن برگزار می‌شود و هم چنین اعضای شرکت کننده در جلسه، فقط برخی از روش‌هایی هستند که می‌توانید از آن‌ها برای تبدیل یک اتاق کنفرانس خسته کننده به اتاق جلساتی پویا و جذاب انتخاب کنید.
• سه سبک پر طرفدار چیدمان میز کنفرانس در سال ۲۰۲۴ عبارتند از میز کنفرانس مستطیل شکل بزرگ، میز کنفرانس U شکل و میزهای کنفرانس مدولار در چیدمان به سبک کلاس درس.

۶ نکته مهم؛ اصول طراحی اتاق جلسات

مدیران یک کسب و کار و یا طراحان معماری که در حال برنامه ریزی برای ایجاد و طراحی اتاق کنفرانس هستند باید در هنگام طراحی و خرید تجهیزات اتاق جلسه به شش عامل اساسی توجه کنند تا اطمینان حاصل شود که فضا ی جلسات کارآمد و بهره‌ور است.

۱. در نظر گرفتن ابعاد و شرایط فضای فیزیکی

برای داشتن یک اتاق جلسه تاثیرگذار باید فضایی انتخاب شود که در عین اینکه تعداد افراد لازم برای برگزاری جلسه را در خود جای می‌دهد بتواند راحتی و دسترسی آنان و همچنین فضا برای حرکت‌های لازم را تامین کند. اتاق کنفرانس باید از لحاظ آکوستیک بودن نیز تجهیز شود، در یک اتاق کنفرانس مدرن باید آلودگی صوتی مدیریت شود و همچنین دقت شود تا صدا از این اتاق خارج نشود، روش‌های ساده برای عایق کردن اتاق جلسات از نظر صدا می‎توان به استفاده از موکت به عنوان کفپوش و دیوارپوش‌های نمدی اشاره کرد.

نورپردازی در دکوراسیون اتاق کنفرانس نیز اهمیت بسیار بالایی دارد، مطالعات نشان می‌دهد که منبع نور طبیعی سلامتی، بهره‌وری و خلاقیت را افزایش می‌دهد. بنابراین، تا جایی که  امکان دارد، فضایی را برای اتاق جلسات انتخاب کنید که پنجره و یا هر شکل دیگیر از دسترسی به نور طبیعی را داشته باشد.

۲. تعداد اعضای جلسه؛ اصول طراحی اتاق جلسات

برای خرید میز کنفرانس، تعداد متوسط شرکت کنندگان در جلسات را در نظر بگیرید، سپس اطمینان حاصل کنید که در صورت حضور این تعداد شرکت کننده در جلسه شما، میز کنفرانس همچنان می‌تواند به شکل استاندارد خود در فضا قرار بگیرد و اعضای جلسه برای استفاده از میز به زحمت نمی‌افتند و فضای حرکت آن ها کاملا استاندارد است.

۳. تکنولوژی

تجهیزات تکنولوژیکی در چیدمان اتاق کنفرانس برای برگزاری یک جلسه تاثیرگذار بسیار اهمیت دارند. از جمله تکنولوژی‌های ضروری برای میز کنفرانس و اتاق جلسات عبارتند از:

• تعداد کافی پریزهای برق تعبیه شده روی میز کنفرانس (الکتریکال باکس)
• نمایشگر تلویزیون یا پروجکتور با کیفیت بالا و ابعاد متناسب با ابعاد اتاق
• مانیتورهای هوشمند
• اتصال Wi-Fi قوی
• سیستم‌های صوتی میکروفون دار و وب کم جهت ضبط صوت و تصویر جلسات

ادغام تکنولوژی‌های روز نیز می‌تواند به ساز و کار اثر بخش اتاق کنفرانس شما بیافزاید، مثلا استفاده از ترکیب سخت افزار و نرم افزارهای رزرو اتاق جلسات می‌تواند بسیار جذاب باشد.

۴. امنیت؛ اصول طراحی اتاق جلسات

حریم خصوصی و رعایت مقررات و قوانین امنیتی سازمان تا آنجا که به اتاق‌های جلسه مربوط می‌شوند، قابل چشم پوشی نیست. اطمینان حاصل کنید که فضایی که انتخاب می‌کنید، همه استانداردهای لازم برای گرمایش، سرمایش و تهویه‌مطبوع را برآورده می‌کند. در رابطه با امنیت سالن کنفرانس چند نکته دیگر هم حائز اهمیت هستند:

• در نظر گرفتن امکانات اعلام و اطفای حریق
• در نظر گرفتن محلی برای قرار دادن کیت کمک‌های اولیه (یا نشانه‌هایی برای اینکه همگان بدانند این کیت در کجای دفتر کار قرار دارد.)
• در نظر گرفتن تدابیری جهت حفظ امنیت اطلاعات بیان شده در جلسات.

۵. میز و صندلی کنفرانس

میز و صندلی کنفرانسی را انتخاب کنید که پویایی و راحتی را برای مدیر و اعضای جلسه فراهم کند. چیدمان صندلی‌ها در اطراف میز کنفرانس باید به گونه‌ای تنظیم شوند که تمام شرکت‌کنندگان- از جمله کسانی که در ردیف دوم میز کنفرانس نشسته‌اند- دیدگاه واضحی از نمایشگر جلسه و سایر اعضای شرکت کننده داشته باشند.

میز کنفرانس باید از طراحی مدرن بهره برده باشد و بتواند با سبک دکوراسیون اتاق جلسه هماهنگ شود، در میزهای کنفرانس مدرن استفاده از خطوط ساده و شکسته، طرح‌های مینیمال، پایه‌های فلزی و رنگ‌های ساده بسیار رایج است، شکل صفحه میز کنفرانس بسته به طراحی اتاق می‌تواند، مستطیل، مربع، گرد، قایقی، U شکل، O شکل و سایر انواع میز جلسات باشد، برای دیدن انواع مدل‌های میز کنفرانس بینو به صفحه مربوط به آن در وبسایت بینو مراجعه کنید.

همچنین در مورد صندلی کنفرانس، بسیار مهم است که این صندلی بتواند در عین تلفیق شدن با دکوراسیون کلی اتاق جلسات، به تنهایی نیز ظاهر به روزی داشته باشد، صندلی‌های مش همچون صندلی انزوی داتیس، یا صندلی i72u از برند لیو می‌توانند گزینه بسیار خوبی برای صندلی کنفرانس مدرن باشند، این صندلی‌ها در عین داشتن ظاهر مدرن و به روز، راحتی شرکت کنندگان در جلسه را حتی در جلسات طولانی تضمین می‌کنند و با توجه به داشتن سه سال گارانتی خیال شما را از بابت دوام و استحکام کاملا راحت می‌کنند.

۶.دسترسی؛ اصول طراحی اتاق جلسات

مهم است که اتاق جلسه شما برای شرکت کنندگانی با معلولیت‌هایی مانند افراد دارای مشکلات بینایی و شنوایی، و یا معلولیت‌های حرکتی قابلیت بهره برداری داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که همه چیز واضح است، قرارگیری تجهیزات برای همه در دسترس است و ورودی‌ها از نظر تعداد و ابعاد کافی‌اند تا امکان ورود با ویلچر نیز فراهم باشد.

۳ اصل طراحی اتاق جلسه کارآمد

این سه نکته ضروری را  رعایت  کنید تا یک محیط کارآمد و دوست داشتنی ایجاد کنید که به نیازهای شرکت‌کنندگان جلسه و اعضای تیم شرکت خودتان، پاسخ دهد.

۱. سرمایه‌گذاری در تجهیزات جلسات مجازی

برای راه‌اندازی اتاق و میز کنفرانس برای شرکت‌هایی که با نیروهای دورکار کار می‌کنند و مشتریانی از نقاط مختلف کشور و یا حتی دنیا دارند، اطمینان حاصل کنید که اتاق جلسه شما با تکنولوژی کنفرانس تصویری با کیفیت بالا تجهیز شده باشد. میزهای کنفرانس ایستاده بهترین گزینه برای انتخاب به عنوان میز کنفرانس این نوع از بیزینس‌ها است، با استفاده از این میز اعضایی از جلسه که حضور فیزیکی دارند به راحتی با سایر افراد که به صورت ویدئو کنفرانس در جلسه حاضر هستند ارتباط برقرار می‌کنند. این میز می‌تواند در دو ارتفاع متفاوت هم برای استفاده به صورت نشسته با صندلی‌های کنفرانس معمول و هم برای استفاده به صورت ایستاده و یا صندلی‌های کنفرانس بلند به صورت سفارشی ساخته شود.

برای سازماندهی این نوع از جلسات از وضعیت اینترنت خود اطمینان حاصل کنید، نرم افزارهایی که قرار است میزبان جلسه‌تان باشند را به دقت بررسی کنید و مطمئن باشید که این برنامه ها تعداد اعضای جلسه را پوشش می‌دهند.

برای مثال، شرکت اسپاتیفای در طراحی اتاق‌های جلسات خود  از صفحه‌های نمایش هوشمند در ابعاد مختلف (برای ۲، ۴ یا بیش از ده شرکت‌کننده) استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل شود که هر کس، بدون توجه به مکانی که در حال حاضر در آن قرار دارد، به‌طور کامل در جریان روند جلسات قرار می‌گیرد.

۲. تعیین قوانین برای استفاده از اتاق کنفرانس

در سازمان های بزرگ معمولا تیم‌های مختلف برای برگزاری جلسات مختلف از سالن جلسات استفاده می‌کنند؛ جهت جلوگیری از ایجاد تنش و آسیب دیدن تجهیزات اتاق کنفرانس بهتر است مجموعه‌ای از قوانین مشخص وضع و به اطلاع تمامی واحدهای سازمان برسد، نمونه ای از این قوانین به پیشنهاد ما به شرح زیر است:

• چگونگی استفاده از تجهیزات تکنولوژیکی و صفحه‌های نمایش دیجیتال؛
• چگونگی دسترسی امن به شبکه‌ها و تجهیزات بی سیم؛
• چگونگی رعایت استانداردهای بهداشت و ایمنی.

۳. شخصی‌سازی اتاق کنفرانس

با در نظر گرفتن فرهنگ سازمانی و سبک دکوراسیون اداری سایر بخش‌های دفتر کار، فضای اتاق کنفرانس را تبدیل به یک المان مهم و تاثیر گذار در راستای برندینگ کسب و کار خود خواهید کرد و در عین حال فضا را برای خودتان و سایر اعضای جلسه دلنشین‌تر و جذاب تر می‌کنید.

برای مثال اضافه کردن گلدان‌های گیاهان آپارتمانی، به بهره‌وری کمک می‌کند و احساس خوبی به اعضای تیم های حاضر در جلسه می‌دهد. رنگ‌های برند شما یا مبلمان منحصر به فرد مانند یک میز کنفرانس با پایه‌ی فلزی جذاب با  صندلی‌های مدرن و مینیمال باعث می‌شود فضا دوست‌ داشتنی تر  و جذاب‌تر شود. برای طراحی دقیق تر اتاق جلسه و انتخاب درست میز کنفرانس می‌توانید از خدمات مشاوره و طراحی رایگان بینو بهره مند شوید.

سبک‌های طراحی؛ اصول طراحی اتاق جلسات

طبق یک پژوهش انجام شده، پنجاه و دو درصد افراد از زمان بعد از همه گیری ویروس کرونا، احساس صمیمیت کمتری با همکاران خود می‌کنند؛ طراحی داخلی بهینه و اصولی اتاق کنفرانس اهمیت بالایی در فراهم کردن شرایط شروع دوباره یک همکاری صمیمانه بین اعضای تیم‌ها در جلسات درون سازمانی دارد و  می‌تواند تیم‌ها را به برگزاری جلسات  طوفان فکری ترغیب کند. در این قسمت نگاهی خواهیم داشت به بعضی از متدوال‌ترین مدل‌های میز کنفرانس مدرن:

۱. میز کنفرانس به شکل مربع  یا مستطیل  تو خالی

این مدل میز کنفرانس برای جلسات ایده‌پردازی، آموزش، ارائه‌ها، کارگاه‌های آموزشی و جلسات ویدئو کنفرانس مناسب است. میز کنفرانس به شکل مستطیل تو خالی شامل چند میز کوچک است که به شکل مستطیل بسته، چیدمان می‌شوند که اعضای جلسه می‌توانند یکدیگر را در مقابل هم مشاهده کنند. این چیدمان به خصوص برای ترویج همکاری تیمی وتعامل بین شرکت‌کنندگان بسیار موثر است.

اتاق‌های کنفرانسی که با میزی به  صورت مربع تو خالی طراحی شده‌اند، محیطی فراهم می‌کنند که همه اعضای جلسه بتوانند به نسبت یکسان در مباحث مشارکت کنند، بنابراین برای وظایف مبتنی بر همکاری مانند جلسات ایده‌پردازی و کارگاه‌های آموزشی بسیار مناسب هستند. مرکز باز این مدل میزهیا کنفرانس هم فضایی مشترک را فراهم می‌کند که می‌تواند محل قرار گیری نمایشگر باشد.

۲. میز کنفرانس U شکل؛ اصول طراحی اتاق جلسات

این مدل میز کنفرانس نیز برای جلسات ایده‌پردازی، هیئت مدیره، ارائه‌ها، کارگاه‌های آموزشی و جلسات ویدئو کنفرانس رسمی‌تر مناسب است. مانند میزهای مربع  تو خالی، چیدمان U شکل برای میز کنفرانس شامل میزهایی است که به شکل حرف U باز،  آرایش داده شده‌اند. این نوع چیدمان مناسب، برای تسهیل تعامل نزدیک و رو به رو بین شرکت‌کنندگان، است.

قسمت باز از حرف u، مناسب جهت قرار گیری یک صفحه نمایش هوشمند یا تخته سفید است که امکان ارتباط موثر میان ارائه‌دهندگان یا سخنرانان و سایر اعضا را فراهم می‌کند، همچنین این شکل از میزهای کنفرانس امکان پذیرایی حین برگزاری جلسه را برای تیم میزبانی مهیا می‌کند.

۳. میز کنفرانس مستطیل یا قایقی شکل

این مدل میز کنفرانس برای جلسات رسمی، جلسات مربوط به مدیران ارشد و جلسات مهم تصمیم گیری مناسب است. اساسی‌ترین چیدمان برای اتاق کنفرانس مدیران شامل استفاده از یک میز کنفرانس مرکزی بزرگ معمولا به شکل مستطیل با صندلی‌های مدیریتی مناسب برای جلسات رسمی و سطح بالا است.

این شکل از چیدمان اتاق جلسه حس ارزشمندی به حاضرین جلسه القا می‌کند و برای جلسات مهم و رسمی هر سازمانی لازم است. این سبک از میز کنفرانس احساس برابری و صمیمیت را تقویت می‌کند، که این حس مناسب برای جلسات با اهمیت بالا و مذاکرات است که تمامی اعضا باید شنیده شوند و مورد توجه قرار گیرند.

۴. میز کنفرانس مدولار؛ اصول طراحی اتاق جلسات

این مدل میز کنفرانس برای جلسات ایده‌پردازی، آموزش، ارائه‌ها، رویدادها و جلسات ویدئو کنفرانس مناسب است. همچنین این مدل میز جلسات برای شرکت‌هایی با فضای کم که احتیاج به استفاده چندگانه از فضاهای فیزیکی خود دارند گزینه‌ی بسیار خوبی است.

چیدمان مدولار یا پازلی میز کنفرانس شامل چندین ردیف میز با صندلی است که همه به سمت یک جهت به سوی یک صحنه یا بخش ارائه چیده شده‌اند. دقیقا شبیه به یک کلاس درس؛ این چیدمان برای جلسات آموزشی، سخنرانی‌ها یا جلساتی که اطلاعات باید به گروهی بزرگتر به صورت موثر منتقل شود، بهینه است. این نوع چیدمان میز کنفرانس تشتت آرا را به حداقل می‌رساند و توجه را به محتوای ارائه شده متمرکز می‌کند.

۵. میز جلسات کوچک

این مدل میز کنفرانس برای جلسات دو یا سه نفره، مصاحبه‌های ویدئویی، گفت و گوهای خصوصی و جلسات بررسی عملکرد کارکنان مناسب است. میزهای کنفرانس کوچک یک راه‌حل نوآورانه برای تعاملاتی بیشتر  ولی محدودتر، به‌ویژه در دفاتری با جلسات یک به یک مکرر یا فضای محدود، هستند. به علاوه، مطالعات نشان می‌دهد که این نوع میزهای جلسه برای برگزاری جلسات کوچک از نظر اقتصادی و کارکردی موثرتر و کارآمدتر از اتاق‌های جلسه سنتی هستند. این فضاهای کوچک و بسته شده مناسب برای بحث‌های خصوصی، بررسی‌های عملکرد پرسنل، یا تماس‌های تصویری هستند، زیرا یک محیط آرام و محدود برای ارتباط متمرکز را فراهم می‌کنند.

چک لیست اصول طراحی اتاق جلسات

از چک لیست زیر برای اطمینان از اینکه اتاق جلسه دفتر کار شما تمامی معیارهای مورد نیاز برای جلسه شما – به صورت حضوری یا ویدئو کنفرانس – را دارد، استفاده کنید.

۱- مشخص کردن هدف

درک هدف جلسه‌تان به شما کمک می‌کند تا چیدمان مناسبی را انتخاب کنید و اطمینان حاصل شود که میز کنفرانس انتخاب شده برای برآورده کردن نیازهای خاص شما مناسب است. برای اطمینان از اینکه می‌توانید میز کنفرانسی متناسب با اهداف جلسه‌تان انتخاب کنید، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

• تعداد شرکت‌کنندگان: تاثیرگذارترین موضوع بر ابعاد و در نتیجه قیمت یک میز کنفرانس تعداد نفراتی است که می‌خواند از آن میز استفاده کنند، طبق استاندارد برای هر یک نفر حداقل طول ۷۰ سانتی متر مورد نیاز است.
• مشخص کردن رسمی یا غیر رسمی بودن جلسات: این موضوع مشخص می‌کند که چیدمان و مدل میز کنفرانس و سایر تجهیزات دکوراسیون اتاق کنفرانس چگونه خواهد بود.
• آیا جلسه تعاملی است یا تمرکز بر روی ارائه است؟: این موضوع بر مدل میز کنفرانس و نحوه‌ای که صندلی‌ها چیدمان می‌شوند و شیووه استفاده از فناوری‌های مختلف تاثیر می‌گذارد.
• حضوری یا مجازی بودن جلسه: آیا جلسات شما به صورت فیزیکی، مجازی یا ترکیبی است؟ هر کدام نیاز به یک روش مختلف را برای میز و صندلی کنفرانس، فناوری به کار گرفته شده و چیدمان اتاق کنفرانس دارند.

۲- مدیریت برگزاری جلسات؛ اصول طراحی اتاق جلسات

برنامه‌ریزی نحوه استفاده از اتاق کنفرانس از قبل کمک می‌کند تا همه چیز در روز جلسه به‌خوبی پیش برود. با استفاده از فناوری‌های جدید، روش‌های نوآورانه بسیاری برای رزرو و مدیریت موثر اتاق‌های جلسه وجود دارد. برای اطمینان از این که رزرو اتاق جلسات به درستی انجام شده باشد، انجام موارد زیر کمک زیادی می‌کند:

• تعیین تاریخ و زمان: اطمینان حاصل کنید که همه شرکت‌کنندگان در آن زمان در دسترس هستند.
• ارسال دعوت‌نامه‌ها: تمام جزئیات لازم مانند زمان، مکان و دستور جلسه را درج کنید.
• رزرو اتاق جلسه: از یک سیستم رزرو قابل اعتماد برای رزرو میز کنفرانس خود استفاده کنید.

۳- میز و صندلی کنفرانس

میز کنفرانس اتاق جلسه را بر اساس هدف جلسه و تعداد شرکت‌کنندگان تنظیم کنید. برای تعیین میز کنفرانس مناسب:

• انتخاب میز کنفرانس با ابعاد مناسب: اطمینان حاصل کنید که میز کنفرانسی که انتخاب کرده‌اید ابعاد مناسبی دارد و به همان تعدادی که لازم دارید صندلی کنفرانس اطراف آن جا می‌شود. مطمئن شوید می‌توانید روی میز کنفرانس خود از الکتریکال باکس و داکت کشی مناسب استفاده کنید تا از شلخته بودن فضا به سبب اتصال سیم های مختلف جلوگیری کنید. برای انتخاب مدل ظاهری و رنگ بندی میز کنفرانس از یک متخصص و یا معمار داخلی کمک بگیرید، لازم است که بدانید که میز کنفرانس اصلی‌ترین عامل تعیین کننده ظاهر و سبک اتاق جلسات است و در نهایت مطمئین شوید میز کنفرانس را از برند قابل اعتمادی تهیه می‌کنید که گارانتی معتبری دارد.
• انتخاب چیدمان بهینه: بالاتر توضیح داده شد که میز کنفرانس به چیدمان‌های مختلفی می‌تواند چیدمان شود، قبل از طراحی اتاق جلسات با بررسی کامل، نوع چیدمان میز کنفرانس خود را انتخاب کنید.

۴- چگونگی استفاده؛ اصول طراحی اتاق جلسات

اطمینان حاصل کنید که فضای جلسه برای همه شرکت‌کنندگان قابل دسترسی و ایمن باشد. نیازهای خاص شرکت‌کنندگانی با ناتوانی‌های جسمی یا شنوایی و بینایی را درک کرده و در طراحی اتاق جلسات به آن دقت کنید. برای داشتن یک طراحی همه جانبه، موارد زیر را بررسی کنید:

• دسترسی ویلچر: اطمینان حاصل کنید که اتاق کنفرانس و ساختمان شرکت شما برای توان‌یابان قابل دسترسی است و موانعی در مسیر ورود وجود ندارد.
• مدیریت سیم و کابل‌ها: کابل‌های آویزان را ایمن یا حذف کنید تا از سقوط و لغزش بر اثر گیر کردن به این سیم‌ها جلوگیری شود.
• مبلمان اداری، میز و صندلی کنفرانس و دکوراسیون داخلی: در صورت لزوم، ارتفاع میز کنفرانس و صفحه‌نمایش‌ها را برای راحتی همه شرکت‌کنندگان تنظیم کنید و فضای کافی برای ویلچرها، پرسنلی که وظیفه پذیرایی دارند، مشاوران افزاد شرکت کننده در جلسه و مترجمان فراهم کنید.
• ارائه‌ها: اطمینان حاصل کنید که از فونت‌های خوانا استفاده شده است. همچنین می‌توانید گزارش‌ها و اسلایدها را در صورت درخواست به فرمت‌های مختلف ارائه دهید.

۵- تنظیم روشنایی و تهویه مطبوع

محیط مناسب با روشنایی و دمای مناسب می‌تواند تمرکز و بهره‌وری را به‌طور قابل توجهی افزایش دهد. بنابراین، برای طراحی فضای اتاق کنفرانس ایده‌آل عواملی مانند نور مناسب  و دمای مطبوع را در نظر می‌گیرد. عوامل محیطی زیر را برای یک فضای جلسه موفق در نظر بگیرید:

• دما: دمای ایده‌آل برای تمرکز کافی ۲۲ درجه سانتی‌گراد است ، در این دما آرامش و تمرکز اعضا حفظ می‌شود.
• تهویه مطبوع: پنجره‌ها را باز کنید یا از سیستم تهویه مطبوع برای گردش هوا به مقدار کافی استفاده کنید.
• روشنایی: سطح نور را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که از تابش خیره‌کننده بر روی صفحه میز کنفرانس یا صفحه نمایشگر جلوگیری شود و در عین حال اتاق به‌خوبی روشن باشد تا خطر خستگی چشم و سردرد کاهش یابد.

۶- تجهیزات صوت و تصویر؛ اصول طراحی اتاق جلسات

داشتن فناوری مناسب برای انواع جلسات، به‌ویژه جلسات ترکیبی، بسیار مهم است. جلسات ویدئو کنفرانس به تصویر  و صدای واضح و اتصال قوی به اینترنت نیاز دارند، به‌ویژه برای افرادی که با دستگاه‌های تلفن همراه به جلسه متصل می‌شوند. تجهیزات صوت و تصویری ضروری اتاق کنفرانس شامل موارد زیر است:

• دوربین ویدئو کنفرانس: دوربین‌های با کیفیت بالا برای جلسات ترکیبی( حضوری- مجازی) ضروری هستند. در بازار دوربین‌های ۳۶۰ درجه بسیار برای این منظور وجود دارند.
• مانیتور یا  نمایشگر هوشمند:  اطمینان حاصل کنید که همه افرادی که به صورت مجازی یا فیزیکی در جلسه حاضر هستند قادر به دیدن ارائه‌ای که در جلسه انجام می‌شوند هستند.
• کابل‌های اتصال: داشتن کابل‌های HDMI، VGA و USB برای اتصال دستگاه‌های مختلف.
• اتصال وای‌فای: دسترسی به اینترنت امن و سریع برای جلسات ترکیبی بسیار مهم است.
• وایت‌بورد و ماژیک: این ابزارها برای جلسات طوفان فکری و تصمیم گیری درون سازمانی بسیار مفید هستند.

کلام پایانی

در دنیای کسب و کار امروزی، اهمیت اتاق‌های کنفرانس با تکنولوژی‌های پیشرفته و طراحی‌های مدرن به شدت افزایش یافته است. این مقاله به بررسی اصول و  چگونگی تجهیز و طراحی بهینه اتاق‌های کنفرانس مدرن پرداخته است تا بالاترین سطح بهره‌وری در جلسات تضمین شود.

سوالات متداول