توسط: مبلمان اداری و دفتری
انقلاب دیجیتالی به عنوان سومین انقلاب در عصر انسان مسبب شده است که در سال‌های اخیر شاهد ایجاد شرکت‌های کوچک متشکل از سه تا پنج نفر باشیم. با توجه به تعداد کم افراد و قطعاً فضایی کوچکتر، چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل نمایی که افرادی که در دفتر مشغول به کار هستند لوازم ضروری و مورد نیاز خود را دارند و میز اداری، صندلی اداری و به صورت کلی مبلمان اداری تمامی نیازهای کاری آن‌ها را برطرف می‌کند یا خیر! انتخاب درست مبلمان اداری و دفتری برای شرکت‌های نوپا می‌تواند باعث کاهش هزینه شود و بار زیاید را از دوش تامین کننده یا تامین کنندگان مالی آن بردارد همچنین نسبت به فضا می‌تواند برای آن‌ها بیشترین بازدهی را داشته باشد.
مبلمان اداری و دفتری برای شرکت‌های نوپا
تأمین فضای کار سازنده، کاربردی و راحت برای کارمندان، بدون توجه به نوع شغل و محل کار، رفت و آمد‌ها و… امکان‌پذیر نیست. از این رو شما می‌بایست در طراحی دفاتر اداری برای کسب و کارهای کوچک مواردی را در مبلمان اداری در نظر بگیرید که پاسخگوی تمامی نیازهای آن‌ها باشد. در متن پیش رو ما تلاش کرده‌ایم ویژگی‌های مهم و اساسی که شما پیش از شروع کار می‌بایست آن‌ها را در نظر بگیرید به شما ارائه بدهیم تا تصمیمات بهتری برای آینده و فضای کاری و اداری خود بگیرید. خرید مبلمان اداری و دفتری مناسب تنها با استفاده از این نکات ممکن است.
تعیین اندازه دفتر
براساس یک قاون کلی فضای لازم برای هر فرد در هنگام انجام کار بین ۱۳ تا ۳۲ متر مربع است. بنابراین برای یک تیم پنج نفره شما حداقل به ۶۰ متر مربع و حداکثر ۱۶۰ مترمربع فضا نیاز خواهید داشت. در طراحی فضای باز و ایستگاه‌های کاری برای هر فرد نیاز به ۵ الی ۱۲ متر مربع فضاست. برای فضای اتاق کنفرانس نیز می‌بایست مقداری را در نظر بگیرید. اگر چشم اندازه توسعه‌ای دارید آن را هم می‌بایست محاسبه کنید. به نظر می‌رسد اگر برنامه‌ی شما به گونه‌ای است که رسیدن به آن بسیار نزدیک به شماست، به نظر می‌رسد برنامه‌ریزی برای آینده در یک دفتر بسیار بهتر از جابه‌جای و طی کردن فرآیند جابه‌جایی در آینده باشد. طراحی فضای باز برای شرکت‌های نوپا به خرید مناسب مبلمان اداری و دفتری می‌انجامد.
میزان فضای مورد نیاز شما نیز با توجه به نقش‌های و میزان کارآیی و کارآمدی کارمندان تعیین می‌شود. به عنوان مثال، یک مدیر عامل ممکن است برای حفظ حریم خصوصی و محرمانه بودن به یک دفتر بزرگتر و جدا از همکاران احتیاج داشته باشد، در حالی که مدیر مالی ممکن است در یک محیط باز کار کند. به یاد داشته باشید، شما تیم خود و نیازهای آن‌ها را به بهترین وجه می‌شناسید! آنچه ما در این مقاله به عنوان فرآیند ذکر می‌کنیم ناشی از سال‌ها تجربیات است و به نظر می‌رسد حاوی اطلاعات و روش‌های جذاب و مفیدی باشد که برای شروع تجهیز یک دفتر اداری و خرید مبلمان اداری و دفتری کافی و معقول باشد.
صندلی اداری
ارگونومی نمی‌بایست تنها به عنوان واژه در سیستم اداری شما مورد استفاده قرار گیرد. صندلی اداری باید به اندازه کافی راحت و متنوع باشد تا پاسخگوی نیازهای متعدد باشد. برخی از اعضای تیم شما ممکن است صندلی اداری ارگونومیک، میز اداری ارگونومیک و… را از سازمان شما درخواست کنند در حالی که دیگران به یک صندلی چوبی یا صندلی اداری با کمترین امکانات نیز راضی باشند. این که برای چه افرادی چه امکاناتی فراهم شود به خود شما بستگی دارد اما در خرید صندلی اداری به این باور برسید که این یک سرمایه‌گذاری برای سازمان شماست.
قابل ذکر است که در انتخاب صندلی اداری می‌بایست به جنس رویه، استحکام تکیه گاه، توانایی جابه‌جایی، تکیه‌گاه بازوها، تنظیم ارتفاع و زاویه پشتی و… توجه کنید. به خاطر داشته باشید تجهیزات مبلمان اداری و دفتری در مناسب بودن آن‌ها نقش دارند.
فضاهای کاری و مبلمان اداری و دفتری
در حالی که میز اداری L شکل می‌تواند با اشغال گوشه‌ای یا قرار گرفتن در کنار دیوار به صرفه جویی در فضا کمک کنند، میز کارگروهی می‌تواند از نظر زیبایی و ارگونومیک و همچنین تنوع و فضای جذاب‌تر، زیباتر نیز باشد. اگر ترجیح شما بر این است که از ایجاد اتاقک‌ها و جزیره‌ای طبقه‌بندی کردن بخش‌های اداری خود چشم پوشی کنید می‌توانید به جای این‌ها از پارتیشن فریم لس و حتی پارتیشن‌های رو میزی استفاده کنید. در حالی که می‌توانید حریم خصوصی را برای هر فرد به صورت مستقل ایجاد کنید و در عین حال فضای گفت و گو تعامل را نیز از آن‌ها نگرفته اید. این نهایت احترامی ایست که شما می‌توانید به کارمندان خود در تهیه و خرید مبلمان اداری و دفتری بگذارید.
نگهداری پرونده و اسناد مهم در قفسه‌ها
حتی اگر اکثر امورات شما در فضای دیجیتال باشد و فناوری دیجیتال در اولویت کاری شما باشد باز هم نیاز به قفسه و کمد دارید تا تعدادی از اسناد را در آن‌ها نگه داری کنید. با گسترش فناوری دیجیتال استفاده از کاغذ به حداقل میزان ممکن خود رسیده است اما آنچه که به عنوان اسناد کاغذی در حال حاضر مورد استفاده قرار می‌گیرد جزو اسناد محرمانه، مهم و بسیار حیاتی هستند. پس جانمایی آن‌ها بسیار مهم تلقی می‌شود. سیستم بایگانی در مبلمان اداری و دفتری را به گونه‌ای انتخاب کنید که برای کارمندان شما مناسب باشد و نیازمندی آن‌ها را برطرف کند.
میز کنفرانس یا میز کارگروهی
نظرات در مورد اتاق کنفرانس به صورت کلی تغییر کرده است، دیگر دیدگاه قدیمی در مورد اتاق کنفرانس وجود ندارد. اتاق کنفرانس فقط محل تشکیل جلسات و ایراد سخنرانی‌های کاری نیست. جلسات با همکاران، تیم‌ها و گروه‌های مختلف کاری، جلسات با مشتریان و شرکا و…هر کدام جزو کارآیی‌های اتاق کنفرانس می‌باشند. در طراحی اتاق کنفرانس هنگان خرید تجهیزات مبلمان اداری و دفتری به این نکته توجه کنید که کارمندان چگونه در کنار یکدیگر هستند، حضور آن‌ها و فاضله‌ی آن‌ها از یکدیگر چقدر است، صندلی و امکانات رفاهی آن‌ها چیست. هر کدام از موارد گفته شده می‌تواند در بهبود کیفیت و بالا رفتن انگیزه و کارایی کارکنان شما شود.
اتاق استراحت و اتاق بازی
فضای کار سنتی دیگر به انتهای کار خود رسیده است. این روزها کارمندان در انتخاب شغل خود شرکت‌هایی را انتخاب می‌کنند که به آن‌ها امکانات رفاهی خوبی می‌دهد. اتاق استراحت و اتاق بازی یکی از این امکانات است. کارمندان در حال حاضر به این موضوع فکر می‌کنند که فضای کاری باید به آن‌ها آرامش و رفاه بدهد و از این رو انتخاب آن‌ها همیشه به این سمت گرایش دارد.
شرکت‌های پیشرو در حال حاضر در دنیا از اتاق‌های بازی به عنوان مکانی برای تعامل و ایجاد ارتباط بهتر بین کارمندان استفاده می‌کنند. آن‌ها پس از مدت کوتاهی به توانایی و قدرت اتاق بازی در افزایش انگیزه و کارآمدی نیروی انسانی پی برده و در حال حاضر از آن به عنوان یکی از اقدامات انگیزشی برای کارمندان استفاده می‌کنند. این یک بخش هیجان انگیز در شرکت‌های پیشرو در خرید مبلمان اداری و دفتر است.
اقامتگاههای ویژه
نیروی کار مدرن به طور فزاینده‌ای با افرادی که دارای ناتوانی‌های جسمی و ذهنی هستند ادغام شده است. ایجاد مکان‌های اضافی، از جمله قابلیت دسترسی به صندلی چرخدار، مبلمان ارگونومیک، فضای اضافی و سایر تغییرات خاص یک کار بسیار خوب و عاقلانه است زیرا در میان آن افراد امکان وجود نیروی انسانی مورد نظر شما بسیار زیاد است.
مهم نیست که تجارت شما چقدر کوچک باشد، کارمندان می‌خواهند در شرکت‌هایی کار کنند که امکانات مدرن اداری مانند صندلی اداری ارگونومیک، اتاق کنفرانس چند منظوره، میز اداری و میز کارگروهی، اتاق بازی و مناطق استراحت داشته باشند. از طرف دیگر، کارفرمایان مشتاق پیروی از این امر هستند زیرا این یک برد-برد برای کل تیم است! با ایجاد فضای استراحت در طراحی مبلمان اداری و دفتری به کارمندان خود ارزشمندی آن‌ها را گوش‌زد می‌کنید.
پیشنهاد ما
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی، مبلمان اداری و دفتری و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری و دفتری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد.
