اتاق کنفرانس و جلسات

مبلمان اداری بینو : اتاق کنفرانس مدرن چیست و چه تاثیری در فرآیندهای اداری و تجاری در شرکت‌ها دارد؟ برای طراحی اتاق کنفرانس از چه متدها و روش هایی می‌توان استفاده نمود؟ برگزاری جلسات اداری در شرکت‌ها و همچنین کنفرانس‌هایی که در ادارات دولتی و یا شرکت‌های تجاری برگزار می‌شود، از مهمترین رویدادهای گروهی در طی ساعات اداری در شرکت‌ها می‌باشد.

فرآیندهای اداری مانند برگزاری جلسات با مدیران یا مشتریان همچنین کنفرانس‌های گروهی دیگر در شرکت‌ها می‌تواند به توسعه و افزایش کارایی افراد در سازمانها و شرکت های تجاری کمک های موثری نماید. به همین دلیل لازم است تا در هر اداره یا شرکت اتاق کنفرانس، طراحی و تجهیز شده باشد تا بتوان از مزایای آن استفاده نمود.

در همین رابطه، ما در مبلمان اداری بینو برای آشنایی بیشتر شما با جزئیات اینگونه فضاهای کاربردی در ادارات و شرکت‌های تجاری سعی کردیم تا مطالب بیشتری را در اختیار شما قرار دهیم. اگر تمایل دارید در این رابطه بیشتر بدانید لطفاً ما را تا انتهای این نوشتار همراهی بفرمایید.

همانطور که توضیح داده شد، برگزاری جلسات گروهی جز لاینفک اتفاقات و رویدادها در طی ساعات اداری برای کارمندان می‌باشد که البته می تواند در فرایند رشد و توسعه شرکت‌ها نقش موثر و تعیین کننده‌ای را ایفا نماید. جلسات گروهی می‌توانند با استفاده از امکانات و ابزار آلات هوشمند در یک سالن کنفرانس هوشمند، نتایج بسیار مفیدی بر روی عملکرد و کارایی کارکنان در شرکت‌ها را ایجاد نمایند.

در همین رابطه، لازم است تا در مورد مزایا و تاثیرات مثبت طراحی اتاق کنفرانس مدرن بیشتر بدانیم و از تاثیرات مهم وجود سالن های کنفرانس بیشتر اطلاع کسب کنیم.

ویژگی‌های اتاق کنفرانس

همانطور که می‌دانیم، از اتاق جلسات به عنوان فضاهایی در ادارات یاد می‌شود که جلسات اداری در آن برگزار می‌گردد. اما به طور کلی اتاق کنفرانس و اتاق جلسات بر اساس اندازه و شرایط رسمی برگزاری جلسات از یکدیگر متمایز هستند و در دسته‌های مختلف طبقه‌بندی میشوند.

مهمترین دسته‌بندی انواع اتاق کنفرانس عبارت است از :

اتاق کنفرانس کوچک : که برای اجتماعات و برگزاری جلسات با ظرفیت ۶ نفر طراحی شده است.

سالن کنفرانس بزرگ : که برای اجتماعات با ظرفیت بالای ۱۰ نفر طراحی و پیاده سازی می‌شود.

اتاق کنفرانس مدیریتی : که برای جلسات رسمی که مختص مدیران اجرایی در شرکت‌ها می‌باشد، طراحی و پیاده سازی می‌گردد.

مهمترین تجهیزات اتاق کنفرانس

همانطور که پیشتر توضیح داده شد، اتاق کنفرانس نسبت به ظرفیت و همچنین نوع جلسات برگزار شده در آن می‌تواند در دسته‌بندی‌ها و شرایط مختلفی طراحی و پیاده‌سازی گردد. در این بین، نوع کاربری این گونه از فضاها در شرکت‌ها مشخص می کند که اتاق جلسات باید دارای چه تجهیزاتی باشد تا بتواند از کارایی مورد نیاز برخوردار گردد. برخی از مهم‌ترین تجهیزات اتاق کنفرانس عبارت است از :

• صندلی‌های اداری
• نیمکت‌های لوکس
• میز اداری استاندارد
• تجهیزات صوتی و تصویری
• پارتیشن‌های اداری

همانطور که می‌دانیم، هر کدام از این تجهیزات می‌توانند در تجهیز اتاق کنفرانس تاثیر بسزایی داشته باشند. به طور مثال، استفاده از انواع صندلی‌های اداری راحت و ارگونومیک می‌تواند نیاز شرکت کنندگان را برای تمرکز و حضور در جلسات برآورده سازد. از سوی دیگر، استفاده از نیمکت‌های لوکس و اداری در محیط اتاق کنفرانس باعث می‌شود تا افراد در صورت نیاز وارد جلسه شده و امکان حضور در جلسه را علاوه بر میزان ظرفیت پیدا کنند. استفاده از میز اداری در اتاق جلسات می‌تواند سطوح کاربری مناسبی ایجاد کرده و افراد در جایگاه‌های مختلف را در جلسه شرکت دهد.

علاوه بر این، استفاده از تجهیزات مشارکتی مانند ویدیو کنفرانس، نمایشگرهای اتاق کنفرانس و همچنین سطوح نوشتاری مانند تخته وایت برد و همچنین سیستم‌های برنامه‌ریزی می‌تواند کارایی اتاق جلسات را تا حد قابل قبولی ارتقاء بخشد. علاوه بر موارد ذکر شده، به وجود حریم خصوصی در اتاق کنفرانس می‌تواند برگزاری جلساتی که نیاز به جداسازی فضا را دارند، اشاره نمود. در این بین، استفاده از پارتیشن اداری با کیفیت و استاندارد می‌تواند به بهبود شرایط همچنین کیفیت برگزاری ویدیو کنفرانس در زمان برگزاری جلسات، کمک موثری نماید.

انواع طراحی اتاق کنفرانس

اتاق‌های جلسات بر اساس نوع کاربری و میزان ظرفیت دارای ابعاد و طراحی‌های مختلفی هستند. طراحی اتاق کنفرانس اگر بر اساس استانداردهای مورد نیاز طراحی و اجرا شده باشد، می‌تواند نیاز کارکنان یک شرکت را به خوبی برآورده کرده و به فرایندهای اداری کمک نماید. به همین دلیل، لازم است تا با چند نمونه از انواع طراحی‌های اتاق کنفرانس بیشتر آشنا شویم.

۱- اتاق جلسات باجه ای

اتاق‌های کنفرانس کوچک که برای اهداف خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند، می‌توانند کارایی بسیار خوبی داشته باشند. این نوع از اتاق‌های کنفرانس به شکل باجه‌های تلفن هستند و از حداقل مبلمان اداری در طراحی آنها استفاده می‌شود. این قبیل از اتاق‌های جلسات دارای فضای مناسبی برای گفتگوی مدیران و کارمندان شرکت‌ها و یا تماس با فروشندگان و مشتریان ‌می باشند.

۲- اتاق کنفرانس بزرگ

اتاق‌های کنفرانس بزرگتر که دارای ابعاد و محیطی وسیع نسبت به نوع باجه ای آن دارند، به شکلی طراحی می‌شوند تا محیطی مناسب برای حضور ۱۲ نفر یا بیشتر را فراهم آورند. این اتاق‌ها در برگزاری جلساتی که نیاز به تمرکز فکری بیشتر و بررسی طولانی مدت روندهای کاری در شرکت‌ها را دارند، بسیار مناسب هستند.

در اتاق‌های کنفرانس عموماً از انواع میز کار گروهی و یا میز کنفرانس‌ معمولی، صندلی‌های متحرک و انواع لوازم جانبی مختلف برای پشتیبانی سایر عملکردها مانند تلویزیون‌های بزرگ، تجهیزات برگزاری کنفرانس‌ از راه دور، همچنین تخته‌های وایت برد، استفاده می شود.

۳- اتاق جلسات شیک با امکانات نورپردازی مدرن

نوع دیگری از اتاق‌های کنفرانس، اتاق جلسات شیک با امکانات نورپردازی مدرن می‌باشند که رویدادهای مختلفی در آن انجام می پذیرد، مورد استفاده قرار می‌گیرند. از این گونه فضاها برای برگزاری گردهمایی‌ها، جلسات بزرگ و رسمی با هیئت مدیره و یا مشتریان، همچنین سایر فعالیت‌های حیاتی کارکنان یک شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اتاق‌ها ظرفیتی بالای ۲۰ نفر دارند و از بخش‌های مختلف در طراحی آنها استفاده شده است.

در همین رابطه مبلمان اداری بینو با برخورداری از چندین تیم قدرتمند طراحی و پیاده‌سازی آماده است تا در طراحی و اجرای انواع اتاق‌ کنفرانس به شما همراهان ارجمند کمک نماید. ما در مبلمان اداری بینو آماده هستیم تا بر اساس استانداردهای روز طراحی، انواع اتاق‌های کنفرانس مورد نیاز شما را طراحی کرده و پس از آن با دقت و سرعت عمل بالا پیاده‌سازی و اجرا نماییم.

الزامات در طراحی اتاق کنفرانس

برای طراحی یک اتاق کنفرانس مدرن لازم است تا از تکنولوژی‌ها و ابزار آلات مدرن و بروز استفاده شود. در همین رابطه، باید پیش از طراحی اتاق به استانداردهای مورد نیاز مانند زیبایی شناسی و الزامات موجود در طراحی اتاق جلسات به خوبی توجه شود. به عنوان نمونه اگر قصد دارید تا در جلسات خود از شرکت کنندگان حضوری و کنفرانس از راه دور استفاده نمایید، لازم است تا امکانات مدرن و مورد نیاز مانند دوربین‌ها و نمایشگرهای بزرگ و بروز را در طراحی و پیاده‌سازی خود لحاظ کنید. بر همین اساس، برخی از مهم‌ترین ابزارها و الزامات طراحی اتاق کنفرانس را با هم مرور می‌کنیم.

۱- تجهیزات صوتی، بصری

باید توجه داشت که اتاق‌های کنفرانس در شرکت‌ها، می‌توانند نقش بسیار مهمی در تسهیل فرآیندهای کاری و همکاری میان شرکت‌ها و مشتریانشان داشته باشند. به همین دلیل، لازم است تا از وجود امکانات ویدیو کنفرانس در اتاق‌های جلسات و همچنین بلندگوهای استاندارد در سراسر اتاق و وجود میکروفون برای ضبط و پخش صدا اطمینان حاصل شود.

بر اساس نوع کاربری که اتاق‌های کنفرانس برای شرکت‌ها دارند، همچنین نوع فعالیت سازمان مورد نظر، لازم است تا اتاق‌های کنفرانس از امکانات شنیداری، دیداری مختلفی مانند تلویزیون‌، ال‌سی‌دی، لپ‌تاپ‌ و نمایشگرهای بزرگ دیگر، برخوردار باشند.

۲- تخته‌های سفید

استفاده از فناوری‌های روز دنیا مانند تخته‌های سفید تعاملی که می‌توانند نسخه‌های دیجیتالی اطلاعات و مطالب را با شرکت کنندگان در جلسه از راه دور و از طریق اینترنت به اشتراک بگذارند، بسیار کارآمد می‌باشد. از آنجا که این تخته‌ها دارای ابعاد بزرگی می‌باشند، لازم است تا در طراحی و نگهداری آنها به دقت عمل شود و از آنها در اتاق‌های کنفرانس در فضایی مناسب استفاده گردد.

۳- میزان ظرفیت و گنجایش اتاق

در طراحی و پیاده سازی اتاق‌ کنفرانس لازم است تا امکانات موجود در اتاق دارای انعطاف پذیری و گنجایش مناسبی نسبت به کارایی و نوع جلسات برگزار شده در این اتاق ها را داشته باشند. در همین رابطه، لازم است تا با بخش کارشناسان این حوزه در مبلمان اداری بینو ارتباط برقرار کرده و نیازهای خود را به همکاران ما در شرکت طراحی دکوراسیون اداری و داخلی بینو در میان گذاشته و اطمینان حاصل کنید که امکانات مورد نیاز اتاق کنفرانس شما به خوبی تجهیز و آماده استفاده می باشد.

۴- نورپردازی موجود در اتاق جلسات

یکی دیگر از عوامل مهم در طراحی و پیاده‌سازی اتاق کنفرانس مدرن استفاده از نورپردازی‌های مدرن و کارآمد بر اساس استانداردهای طراحی می‌باشد. ما در مبلمان اداری بینو، فضای مورد نیاز و استاندارد شما را به خوبی طراحی کرده و توسط تیم های اجرایی خود آن را پیاده سازی و اجرا می کنیم.

مهمترین ایده‌های طراحی اتاق کنفرانس

بر اساس اطلاعات پیشین متوجه شدیم که پیاده‌سازی و اجرای اتاق‌های کنفرانس در شرکت‌ها می‌تواند تاثیر بسزایی در فرایندهای کاری و توسعه شرکت‌ها داشته باشد. به همین دلیل، لازم است تا از نکات و فاکتورهای مهمی که در طراحی این فضاها وجود دارند، استفاده نمایید تا بتوانید حداکثر استفاده را از این فضاها ببرید. برای طراحی اتاق کنفرانس مدرن لازم است تا برخی از مهم‌ترین عوامل و نکات را مدنظر قرار دهید. برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از :

• قرارگیری صحیح میز و صندلی
• طراحی دیوارهای هنری
• طراحی آکوستیک
• استفاده از رنگ‌های مناسب در دکوراسیون
• حفظ فضای باز اتاق
• بهره‌گیری از نور طبیعی
• استفاده از آجر در تزیین دیوارها

کلام پایانی

با توضیحاتی که در این نوشتار ارائه شد، میزان اهمیت یک اتاق کنفرانس مدرن که به شکل صحیح و بر اساس استانداردهای طراحی شکل گرفته است، برای شما روشن گشت. به همین دلیل، برای انتخاب بهترین متد‌های طراحی می‌توانید از تیم متخصص ما در مبلمان اداری بینو استفاده کرده تا از مزایای بیشمار اجرای اتاق کنفرانس در محیط شرکت خود نهایت بهره را ببرید.

سوالات متداول