ایجاد و انتخاب فضای مناسب برای دفاتر اداری و سازمان‌ها در اغلب موارد یکی از طاقت فرسا‌ترین وظایف در پروژه ی تغییر دکوراسیون داخلی و نوسازی دفاتر است. اگرچه در حال حاضر تبادل اطلاعات و اسناد از طریق فضای ابری در شبکه‌های اینترنتی جایگزین کمد بایگانی شده است اما همیشه بخش‌هایی در ادارات و سازمان‌ها وجود دارند که برای بهتر شدن و همیشه در دسترس بودن اطلاعات، به اجبار موظف به داشتن اسناد کاغذی و کپی بیشماری از آن‌ها در کمد بایگانی هستند.
آن‌ها بسته به نیاز سازمان در مدت‌های زمانی متفاوتی می‌بایست اسناد را در کمد بایگانی مخصوص خود نگهداری نمایند. این شیوه ی رفتار سازمانی به سهولت بیان می‌کند، با توجه به نیاز به در دسترس بودن اسناد به صورت فیزیکی، ذخیره ی ایمن، سازماندهی و بازیابی اطلاعات آن، نگهداری و حفاظت از آن‌ها همچنان بسیار مهم تلقی شده و از ویژگی های اولیه کمد بایگانی خوب می تواند باشد.
کمد بایگانی
فضای بایگانی ضعیف و دفاتر نامرتب می‌توانند بر روحیه و عملکرد کارکنان تاثیر منفی بگذارند زیرا هیچ کدام از کارمندان علاقه‌‌ای به انجام و حتی ادامهی حضور در چنین فضایی را ندارند. چنین فضایی علاوه بر این که باعث کاهش روحیه، نظم کاری و کاهش شدید عملکردی سیستم می‌شود، می‌تواند در کوتاه و بلند مدت تصویری نامناسب و اشتباه را از شما در ذهن مشتریان و شرکای تجاری متبادر سازد.
چیدمان قفسه بایگانی، فایل بایگانی و کمد بایگانی در سازمان‌ها و ادارات به نحوه ی بایگانی آن‌ها با توجه به فضای در اختیار و نحوه و میزان استفاده روزانه از آن‌ها در محل کار بستگی دارد. بنابراین برای انتخاب مناسب کمد بایگانی ابتدا باید تصویر و اندازه‌‌ای حقیقی از فضا داشته باشیم. پس از این مرحله می‌بایست از کاربران آن قسمت در مورد نحوه و میزان استفاده از آن سوال شود.
این که چه اسنادی مقرر است در کمد بایگانی باشند و توسط چه کسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. پاسخ این سوال‌ها می‌تواند در انتخاب بهترین و کاربردی‌ترین کمد بایگانی و یا قفسه های متحرک بایگانی به ما کمک کند.
فضای ذخیره سازی را می‌تواند براساس عملکردهایی که دارند به سه گروه مختلف تقسیم کرد:
بایگانی، ذخیره سازی شخصی و بایگانی عمومی در ایستگاه‌های کاری
کمد بایگانی
فضای بایگانی به عنوان فضای اداری سنتی است که در آن قسمت عمده‌‌ای از پرونده‌ها و برخی موارد تجهیزات ذخیره می‌شوند. اینها معمولاً در بخش‌هایی از شرکت جانمایی می‌شوند که قابلیت دسترسی سریع به آن‌ها فراهم است.
اگر دفتر کاری شما دارای یک فضای باز است، بخش بایگانی می‌تواند به مانند یک دیوار جدید برای شما عمل کرده و محل کار را به چند قسمت تقسیم نماید مانند کمد بایگانی ریلی. این همان تعیین فضای کارکردی بود که ابتدای این مقاله در مورد آن برای شما نوشته ایم. یکی از مزیت‌های وجود این چنین دیوارها و فضاهایی را ایجاد یه فضای خصوصی و حریم شخصی و ایمن برای فردی دانست که مسئولیت حفظ و نگهداری و بازیابی پرونده‌های موجود در بایگانی را دارد.
ا توجه به حساسیت‌های موجود در سازمان‌ها در مورد این بخش و اسناد موجود در کمد بایگانی، ایجاد چنین فضایی برای متصدی بایگانی بسیار مهم می‌تواند باشد. البته راهکار ایجاد دیوارها به وسیله ی کمد بایگانی بیشتر می‌تواند در سوله‌ها و فضاهای بزرگ مورد استفاده قرار گیرد زیرا در فضای محدود ساختمانی به طور معمول جانمایی این قفسه‌ها به کنج و کنار دیوارها محدود می‌شود.
همان طور که می دانید، طراحی داخلی از سمت میزهای شخصی و میز کارشناسی به سمت محیط‌های چابک و دیجیتالی می‌رود، در نتیجهی آن کمد بایگانی شخصی نیز می‌توانند به صورت فایل متحرک زیر میزی که تنها دسترسی به یک کاربر برای آن‌ها ممکن است، برای کارمندان تهیه گردد. این بخش‌های ذخیره سازی شخصی، مکان‌هایی امن و خصوصی هستند که برای انباشت و نگهداری تجهیزات کارمندان در هنگام تغییر وضعیت به حالت کاری مورد استفاده قرار خواهند گرفت. این شیوه در ناخودآگاه کارمندان این را حک می‌کند که آن چه که درای اهمیت والاتر و دارای طبقه بندی ست در دفتر نگهداری می‌شود و نیازی به نگهداری تمام اسناد در کمد بایگانی نیست.
کمد بایگانی
بایگانی عمومی در دفاتر معمولاً در اطراف میزهای کارشناسی انجام می‌گیرید. این بایگانی‌ها مختص کارهای روزمره هستند. موارد موجود در آن‌ها باید در دسترس باشند. باید از نظر فیزیکی قابلیت حمل و جابه جایی داشته باشند. می‌بایست به راحتی در دسترس باشند.
ما می‌توانیم برای تمامی درخواست‌های شما در زمینهی قفسه‌ها و کمد بایگانی تنوع خوبی را ارائه دهیم تا به خوبی پوشش دهندهی نیازهای شما باشد.
اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر قفسه های بایگانی و کمد بایگانی دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد.
تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.
همچنین برای تماس و دریافت اطلاعات بیشتر ما در شبکه‌های اجتماعی مختلف چون اینستاگرام، توئیتر، لینکدین همواره آمادهی مشاوره، پاسخ گویی به سوالات و کمک به شما هستیم.
مطالب مرتبط با این موضوع که می تواند به شما در انتخاب بهتر کمک کند:
مبلمان اداری و میز اداری- هفت ویژگی که باید در انتخاب مد نظر قرار بگیرد.
