سالی که گذشت با حضور و همه‌گیری کرونا تأثیر بسزایی در نحوه فعالیت مشاغل مستقر در دفتر داشته است. در حالی که بسیاری از کارمندان به دورکاری روی آورده‌اند و البته عدم حضور آن‌ها عموماً به علت تشخیص کارفرما برای حفظ سلامتی نیروی کار بوده است اما همچنان تعداد زیادی از کارمندان به اجبار می‌بایست در محل کار خود حضور داشته باشند. حضور و کار در این وضعیت می‌تواند کمی خطرناک و دلهره‌آور باشد و از سوی دیگر هنوز شرکت‌ها و سازمان‌ها ابزار و تجهیزات اداری خود را با وضعیت جدید تطبیق نداده اند. میز اداری همچنان به گونه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد که شما و همکارانتان را در مجاورت هم قرار می‌دهد. حضور در چنین شرایطی می‌تواند برای شما علاوه بر افزایش ترس از مبتلا شدن به بیماری مسبب کاهش بهره وری نیز باشد. قطعاً کار کردن در این شرایط می‌تواند تماس‌های ورودی شما را افزایش دهد، این یعنی گفتگوی بیشتر و بیشتر و تولید صدای ناخواسته‌ی بیشتر! قطعاً مقدار زیادی از این تولید صدا ناخواسته است اما برای کاهش سر و صدا در محیط کاری چه راه‌کارهایی وجود دارد؟ چگونه می‌توانید فضایی آرام‌تر برای خود و همکارانتان ایجاد کنید؟
یکی از طراحی‌های محبوب سال‌های اخیر طراحی فضای باز در دفاتر اداری بوده است. در طراحی فضای باز که پیشتر در مورد آن در مقاله ی “بررسی تاریخچه‌ی طراحی فضای اداری از دیرباز تاکنون” گفته ایم، افراد سازمان بدون هیچ واسطه‌ای در کنار یکدیگر مشغول به کار هستند. طراحی فضای باز نتایج بسیار جذاب و خوبی برای تمامی افرادی که در یک سازمان هستند می‌تواند داشته باشد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به افزایش فضای همکاری، رابطه‌ی صمیمانه‌تر بین کارمندان، افزایش بهره وری در کارهای گروهی و… نام برد. اما یکی از مشکلاتی که به عنوان نقطه‌ی ضعف در طراحی فضای باز شناخته می‌شود عدم وجود کنترل لازم در ایجاد سر و صدا است.
همان طور که می‌دانیم سطح کارایی و حساسیت کارمندان نسبت به وجود سر و صدا در فضای کاری متفاوت است که البته می‌توان گفت این واکنش رابطه‌ی مستقیم به میزان سطح تمرکز مورد نیاز شغل آن‌ها بستگی دارد. سر و صدایی که در سازمان و ادارات رخ می‌دهد می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد. بهتر است پیش از بررسی راه کارهای برطرف کردن این معضل ابتدا به شناخت و بررسی ابزارها و رفتارهایی که موجب ایجاد آن‌ها در دفاتر اداری می‌شوند، بپردازیم.
سر و صدای مکالمه و گفت و گو بین افراد:
این نوع سر و صدا شامل مکالمات بین افراد است در حالی که کتری می‌جوشد، سیستم گرمایشی و یا سرمایشی سر و صدا ایجاد می‌کند، در مناطقی چون پذیرش، استراحت و… افراد در حال صحبت با تلفن همراه و یا صحبت با یکدیگر هستند. تمام آنچه که به عنوان سر و صدای مکالمه نام برده شد می‌تواند بر افراد در از بین رفتن تمرکزشان بسیار موثر باشد. این اتفاق زمانی که در دفاتر با فضای باز رخ می‌دهد تحملش به علت متوالی بودن سخت‌تر است.
سر و صدای ماشین آلات اداری و سازمانی:
از دستگاه‌های فتوکپی گرفته تا اسکنرها، چاپگرها گرفته تا ماشین‌های ظرفشویی و مایکرویو همگی می‌تواند در جایگاه خود سر و صدا تولید نمایند. تقربا می‌توان گفت استفاده از فناوری می‌تواند سر و صدای ناخواسته ایجاد کند.
سر و صدای خارجی:
اگر دفتر کار شما در کنار کارگاه، کارخانه، گاراژ یا سایر محیط‌های کاری تجاری واقع شده است، این می‌تواند باعث حواس پرتی بیشتر شود. این نوع اختلالات صوتی به علت بالا بودن دسیبل تولیدی می‌تواند از تصمیم گیری بهینه و موثر افراد جلوگیری کرده و منجر به کاهش بهره‌وری شود.
با توجه به این که تقریباً تمامی منابعی که موجب ایجاد سر و صدا در محیط اداری می‌شوند را نام بردیم به نظر می‌رسد مقابله با تعداد زیادی از آن‌ها سخت باشد اما چه راه حل‌هایی برای آن وجود دارد؟ در ادامه‌ی این گزارش به آن خواهیم پرداخت:
صفحات جداکننده و تقسیم‌بندی میز اداری
نمایشگرهای دفتر وقتی هوشمندانه قرار بگیرند، راهی موثر برای منحرف کردن صدا در دفتر با طراحی فضای باز هستند. این صحات می‌توانند شیشه‌ای و یا چوبی باشند حتی در صورت امکان می‌توانند با رنگ سازمانی مورد نظر شا نیز هم‌خوانی داشته باشند.
تقسیم کننده میز اداری
از پوشش گیاهی استفاده کنید
شاید کمی عجیب به نظر برسد اما در طراحی دفتر فضای باز شما می‌توانید با استفاده از گل و قرار دادن گلدان‌ها علاوه بر ایجاد فضایی طبیعی و زیبا، تصویه هر گونه آلودگی موجود درهوا و ایجاد هوای تازه، از ایجاد سر و صدا در محل کار خود جلوگیری نماید. به صورت کلی می‌توان گفت گیاهان نه تنها زیبایی و طراوات را برای شما به ارمغان خواهند آورد بلکه هم رنگ و سبزی به فضای اداری شما می‌بخشند، بو در عین حال به کاهش سر و صدا نیز کمک می‌کنند. حتی در طراحی می‌توانید به داشتن یک دیوار با گیاهان خزنده نیز فکر کنید تا سر و صدای زیادی را منحرف کنید.
استفاده از گیاهان در طراحی دکوراسیون
تجهیزات جداسازی
همانطور که در بالا اشاره کردیم، سر و صدای ماشین آلات می‌تواند منجر به کاهش بهره‌وری در دفتر شود. مواردی مانند چاپگرها و دستگاه‌های فتوکپی نه تنها پر سر و صدا هستند، بلکه به طور طبیعی می‌توانند به مکانی برای تجمع همکاران تبدیل شوند، که می‌تواند منجر به مکالمه و افزایش اختلالات صوتی شود. می‌توانید برای جلوگیری از ایجاد این سر و صداها آن را در یک مکان جمع آوری کرده و به وسیله‌ی پاریشن و تقسیم کننده‌ی فضا مقدار زیادی از ایجاد سر و صدا جلوگیری نمایید.
استفاده از تجهیزات جداکننده
اختصاصی فضاهای آرام و شخصی
در سازمان‌ها با طراحی فضای باز مانند هر سازمان دیگری، داشتن یک مکان ساکت، آرام و اختصاصی مهم است. این که بخواهید روی یک کار بخصوص تمرکز کنید، یک جلسه خصوصی داشته باشید یا یک تماس شخصی بگیرید، یک مکان آرام اختصاصی نیاز دارد. کارکنان می‌توانند در آن مکان تمرکز کنند و این خود به افزایش بهره وری، رفاه و کاهش سر و صدا در محل دفتر اصلی کمک می‌کند.
مبلمان اداری مناسب
هنگام انتخاب مبلمان اداری برای دفتر فضای باز، انتخاب صندلی اداری و مبلمان اداری با تکیه گاه بلند نیز می‌توانند به عنوان جداکننده و کاهنده سر و صدا را کاهش دهند.
فضاها را با پانل‌های صوتی تقسیم کنید
تقسیم یک فضای اداری با استفاده از پانل‌های صوتی یک روش عالی برای کاهش صدای دفتر است. همچنین می‌توان از پانل‌ها برای تفکیک مناطق مختلف دفتر استفاده کرد.
استقاده از پانل صوتی
اشکال تزئینی آکوستیک دیوار
پانل‌های صوتی تزئینی دیواری یک روش عالی برای افزودن رنگ به یک دفتر طرح باز است در حالی که باعث کاهش صدا می‌شود. پانل‌های دیواری مدرن بسیار سبک وزن هستند و با استفاده از نوارهای سنگین Velcro نصب آن‌ها آسان است. اشکال دیوار را می‌توان مخلوط و مطابقت داد تا الگوها و پایان‌های منحصر به فردی ایجاد کند.
اگر امیدوارید که بتوانید از میزان سر و صدا در دفتر با طراحی فضای باز خود بکاهید، ضروری است که ایده‌های فوق با دقت مورد بررسی و اجرا قرار دهید تا مزایای آن‌ها به حداکثر برسد. برای اطمینان از حداقل اختلال صدا و افزایش بهره‌وری توسط نیروی کار شما در تغییراتی که اعمال می‌کنید، برنامه ریزی برای تغییر در چیدمان دفتر ضروری است.
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، صندلی کنفرانس، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد.
