چرا مدیریت فضای اداری مهم است؟

مدیریت فضای اداری چگونه است؟ هر دفتری اداری با توجه به ویژگی‌های مختص و منحصر به فردی که دارد نسبت به سایر دفاتر اداری متفاوت است. نور، فضا، معماری، مصالح مورد استفاده و … هر کدام فضای اداری را به نوعی منحصر به فرد می‌کند. اما با توجه به این ویژگی‌ها اگر می‌خواهید دفتر داشته باشید که کارمندان در آن حس خوبی داشته باشند و بالاترین بازدهی را از خود نشان دهند، می‌بایست به مدیریت فضای اداری خود دقت کنید. در راستای مدیریت فضای اداری ما در این گزارش چهار روش و مسیر کلیدی در جهت بهبود فضای اداری به شما پیشنهاد خواهیم کرد. پس با ما همراه باشید.

نکات مدیریت فضای اداری

مدیریت فضای اداری به شما کمک می‌کند تا برای کارمندان بهترین محیط اداری را ایجاد کنید، اما برای رسیدن به چننی فضایی نیاز به رعایت چند اصل مهم دارید به صورت کلی می‌توان گفت مدیریت فضای اداری به شما به عنوان صاحب یا مدیر کسب و کار کمک می‌کند تا اندازه، فضا و موقعیت‌های موجود در سازمان خود را بهتر درک کنید. علاوه بر این به شما این دید را می‌دهد که چگونه از آن‌ها استفاده کنید تا بهترین نتیجه را داشته باشید.

اصل مدیریت فضای اداری

برای رعایت اصل مدیریت فضای اداری می‌بایست پیش از شروع بدانید که ایده‌های مختلف و بسیاری وجود دارد زیرا هیچ یک از دو فضای اداری یکسان نیستند و حداقل یک یا چند عنصر در آن‌ها متفاوت است. علاوه بر این هنگام ایجاد تغییرات در فضای اداری و مدیریت فضای اداری می‌بایست به این موضوع بی‌اندیشید که فضای اداری همچنان برای انجام کار ایمن است یا خیر؟ حال بیایید پنج جنبه اساسی اما کلیدی مدیریت فضای اداری را بررسی کنیم تا به شما در شروع کار جهت بهبود سازمان شما کمک کند.

همه چیز را از دفتر خارج کنید

اولین قدم این است که بدانید با چه تجهیزاتی کار می‌کنید و چه در اختیار دارید. بنابراین، شما باید تمام مبلمان اداری را بردارید و به دفتر کار به شکل ظاهری آن نگاه کنید بدون هیچ گونه تجهیزات. البته شاید به این موضوع فکر کنید که نمی‌توان این کار را در زمان اداری انجام داد اما اگر به کار انعطاف‌پذیر و ساعت کاری نامحدود اعتقاد داشته باشید می‌توانید به کارمندان حضوری خود این اختیار را بدهید که مدتی شاید چند روز را به صورت دورکار اقدام به انجام کار نمایند تا شما فضا را برای حضور بهتر آنان آماده کنید.

اندازه و شکل منحصر به فرد فضای اداری

بدون هیچ تردید شما می‌باید دفتر اداری را اندازه بگیرید و به شکل آن نگاه کنید. آیا در وسط فضای اداری ستون دارید؟ آیا اتاق‌های در اختیار شما کاملا مربع است یا بیشتر حالت مثلثی دارد یا به علت نوع خاص معماری در برخی نقاط حالت منحنی و چند ضلعی دارد؟ آیا قسمت‌هایی از دیوار وجود دارد که ستون‌ها از دیوار بیرون زده اند؟ شکل فضای اداری را تجزیه و تحلیل کنید و بدانید که با چه فضایی رو برو هستید و می‌خواهید چه چیزی را تغییر بدهید و اوضاع را بهبود ببخشید. پس از این مرحله می‌توانید به بخش‌های مختلف به عنوان یک مکان خوب برای گروه‌های کاری فکر کنید. زیرا فضا را شناخته‌اید و می‌دانید گروه‌های کاری شما چه میزان فاصله را می‌بایست از هم داشته باشند.

نور طبیعی را فراموش نکنید

دفتر اداری و سازمانی خود را متکی به نور مصنوعی نکنید. استفاده از نور مصنوعی زمانی که می‌توانید از نور طبیعی استفاده کنید، کمی بی‌معناست. علاوه بر این استفاده از نور طبیعی می‌تواند تا میزان زیادی از مصرف انرژی الکتریسته بکاهد. در صورت امکان با توجه به فضا شاید بتوانید تعداد پنجره‌های نورگیر را زیاد کنید و نور بیشتری را از فضای بیرونی داشته باشید و حتی از پارتیشن‌های شیشه‌ای برای انتقال نور طبیعی به سایر نقاط و بخش‌های اداری استفاده کنید. همان طور که می‌دانید نور طبیعی می‌تواند تا حد بسیار زیادی از افسردگی و فشار کاری بکاهد و علاوه بر آن باعث شادابی در میان کارمندان نیز شود.

چقدر هوای تازه وارد دفتر می‌شود؟

آیا می‌توانید پنجره‌ها را کمی بیشتر باز کنید، هوای تازه به دفتر شما می‌آید؟ نسیم خنک بهاری یا پاییزی چه طور؟ آیا می‌دانید هوای تازه و جریان هوای تازه می‌تواند باعث بهبود جو فضای کاری و شادی و سلامتی کارمندان شود. بنابراین در مدیریت فضای اداری خود به نحوه‌ی جابه جایی هوا ایجاد روزنه‌هایی برای دریافت هوای تازه در فضای اداری توجه کنید.

چه میزان تجهیزات اداری و مبلمان اداری دارید

توصیه‌ی ما به شما این است که دفتر خود را با تعداد زیادی میز و صندلی اداری پر نکنید. فقط آنچه نیاز دارید و می‌تواند به پیشبرد اهداف و رفع نیازهای شما کمک کند را در دفتر خود بگنجانید حتی می‌توانید آنچه را که به عنوان تجهیزات در آینده می‌خواهید را در صورت لزوم خریداری و در انبار نگهداری کنید تا فضای شما بابت اشغال توسط تجهیزات هدر نرود. این شیوه‌ی مدیریت فضا به شما کمک می‌کند که فضای بیشتری را اختیار داشته باشید. جابه جایی آسان‌تر شود. بتوانید اسناد و مدارک را در فضایی مناسب ذخیره‌سازی کنید و از مدیریت فضای اداری خود اطمینان حاصل نمایید.

همچنین می‌توان با استفاده از تقسیم‌کننده‌های فضا، مناطق مختلفی را در یک دفتر ایجاد کرد. این ممکن است فضای بیشتری به شما بدهد یا به کارمندان اجازه دهد بهتر تمرکز کنند.

پیشنهاد ما

تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.

بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، صندلی کنفرانس، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد.