آیا در کار احساس حواس پرتی یا سردرگمی می‌کنید؟ تمرکز کردن و دستیابی به آرامش ذهنی برای شما مشکل شده است؟ آیا پروژه‌های در جریان یک به یک بر میزان استرس و فشار روانی شما می‌افزایند؟ تاکنون به این فکر کرده‌اید که چیدمان پرونده‌های درجریان بر روی میز شما چگونه است؟ آیا فکر می‌کنید یک میز کارشناسی مرتب می‌تواند به بهره وری شما کمک کند؟ به نظر شما یک میز کارشناسی چه ویژگی‌هایی می‌بایست داشته باشد؟ اگر با ما تا انتهای این گزارش همراه باشید ما دلائل محکم پژوهشی و تجربی را به شما خواهیم گفت تا از اهمیت این بخش از دفتر کار آگاه شوید و راهی برای افزایش بهره وری خودپیدا کنید.
شما به عنوان صاحب کسب و کار و مدیر یک سازمان آیا تاکنون به این فکر کرده‌اید که چرا انباشتگی و درهم ریختگی می‌تواند بر کاهش بهره‌وری کارمندان موثر باشد؟ زیرا حتی وقتی عادت به بهم ریختگی دارید، تحقیقات نشان می‌دهد ذهن شما منحرف می‌شود.
مرتب کردن میز اداری و میز کارشناسی
اگرچه از بین بردن نظم و مرتب بودن میز اداری و میز کارشناسی کاری آسان است و آن را می‌شود با پخش کردن چند پرونده و نامه بر روی میز اداری به وضوح مشاهده کرد، اما انجام چند مرحله ساده برای سازماندهی میز کارشناسی و میز اداری می‌تواند به شما و همکارانتان کمک کند تا فضای کار خود را ساده کنید. ساده کردن می‌تواند مسبب رهایی افکار شما شود و سرعت کارتان را بالاتر ببرد و در عین حال تاثیر بسیاری بر افزایش بهره وری شما داشته باشد. در ادامه‌ی این متن ما راهکارهایی را ما به شما برای ساماندهی بهتر محل کار به شما پیشنهاد می‌دهیم؛
از قفسه و کابینت استفاده کنید
اگر تا به حال کلید، تلفن یا کیف پول، خودکار خود را برای لحظه و لحظاتی گم کرده اید؟ حس ناامیدی و سردرگمی آن دقایق را به خاطر آورید. شما خوب می‌دانید که به جستجو برای یافتن آن‌ها در فضای شلوغ و سردرگم و بی‌نظم میز اداری و میز کارشناسی چقدر می‌تواند ناامید کننده باشد. از این رو بهتر است قبل از به وقوع پیوستن هر اتفاق این چنینی حتما راه حلی برای جلوگیری از آن پیش بینی شود.
وقتی گوشی، کلید، پرونده ها، لوازم التحریر و… شما که ممکن است هر لحظه به آن‌ها نیاز داشته باشید ممکن است چنین اتفاقی را برای شما رقم بزنند، بهتر است از قفسه و یا کابینت استفاده کنید. قفسه و کابینت به شما کمک می‌کند تا هر وسیله‌ای را در جای خود قرار دهید و یا حداقل از مکان قرار گرفتن ابزارهای کاری و شخصی خود آگاه باشید. این گونه نه تنها تمرکز شما افزایش می‌یابد بلکه شما اطمینان خاطر نسبت به در دسترس بودن آن‌ها بدست می‌آورید.
مرتب و منظم کردن را از اجزای کوچک میز اداری و میز کارشناسی شروع کنید
شاید در ابتدا سخت و انجام نشدنی به نظر برسد که میز اداری و یا میز کارشناسی شما و همکارانتان قابلیت منظم شدن را داشته باشد. اما مرتب کردن میز یک فرآیند است. شما می‌بایست قدم به قدم به آن نزدیک شوید. تجمیع و مرتب نمودن یکباره، خیلی زودتر از آن چه فکر می‌کنید می‌تواند به حالت اولیه برگردد. این به خاطر که عجله و شتاب شما در جمع و جور کردن اجزای موجود بر روی میز اداری و میز کارشناسی مسب شده که اولویت‌ها را در نظر نگیرید. در نظر گرفتن اولویت‌ها و نیازمندی‌ها مسبب می‌شود که آن چه را که بیشتر مورد نیازتان است در دسترس شما باشد در حالی که این تنها با یک فرایند مرتب کردن امکان‌پذیر است و به یکباره نمی‌توان آن را انجام داد. برای شروع می‌توانید خودکارها و لوازم التحریر خود را مرتب کنید. روز بعد پروندها و کتب قوانین را مرتب کرده و آن‌ها را در صورت لزوم پوشه‌بندی کنید و در کمدها قرار دهید. مطمئن باشید این اعمال نه تنها باعث بهتر شدن فضای کاری و میز شما می‌شود بلکه اعتماد به نفس و عملکرد شما را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. انجام این چنین تغییراتی در میز کارشناسی و میز اداری خیلی زود می‌تواند توسط منابع انسانی بررسی و بهبود عملکرد شما را نشان دهد.
میز کارشناسی و میز اداری نیاز به نظافت دارد
با توجه به این که در حال حاضر در دوران همه گیری کرونا هستیم این امر مهم‌تر به نظر می‌رسد. شیوه‌های نظافت مبلمان اداری را در مقاله‌ای به نام “چگونه نظافت مبلمان اداری را انجام دهیم.” به شما توضیح داده‌ایم و می‌توانید از ان استفاده کنید. ساده‌ترین قدم در تمیز نگه داشتن میز مشخص کردن وجود و محل قرار گیری اجزای مورد استفاده‌ی شماست. این می‌تواند به فرآیند ضدعفونی کردن توسط شما نیز کمک کند. شما بهتر است یک مکان برای نامه‌های ورودی، نامه‌های خروجی، ابلاغیه‌ها و… داشته باشید. این همان قدم اول است و از طرف دیگر علاوه بر این که ضدعفونی به خوبی در ان انجام میگیرد، در صورت حضور نامه رسان شما فاصله‌ی مورد نظر و استانتدراد را با آن حفظ می‌کنید.
سازماندهی میز اداری و میز کارشناسی
آنچه را که نیازی به آن ندارید مشخص کنید
زمانی که شما یک نامه و یا ابلاغیه را می‌توانید به صورت الکتونیکی داشته باشید دیگر نیازی به داشتن فیزیکی آن نیست. بسیاری از مدارک موجود در دفاتر این چنین هستند. علاوه بر این یادداشت‌های پراکنده و اولیت‌بندی‌های روزانه که به صورت استیک به میز اداری و میز کارشناسی شما اضافه شده‌اند می‌تواند حس خوبی به شما ندهد. بهتر است یک دفتر برای خود داشته باشید و آن‌ها را بر طبق برنامه‌ی خود در ان بنویسید تا به صورت استیک باعث مغشوش شدن ذهن شما نشود.
لوازم التحریر را کم کنید
آیا واقعاً به دوازده قلم، مداد و هایلایتر و یا بیشتر احتیاج دارید؟ شاید. لوازم التحریر دفتری خود را که مرتباً استفاده می‌کنید بر روی میز بگذارید و باقیمانده را در کشوی میز و دور از چشم خود و سایرین نگاه دارید.
فضای دیداری خود را در نظر بگیرید
داشتن عکسهایی از خانواده و دوستان یا یادداشت‌های سفر در فضای کاری شما بسیار زیبا است. اما مقدار زیادی از آن «بیش از حد» ذهن شما را دچار سردرگمی می‌کند. یکی از سریع‌ترین راه‌ها برای سازماندهی میز کار شما انتخاب فقط چند عکس مورد علاقه یا یادگاری و از چشم دور نگاه داشتن باقی است. با گذشت زمان همیشه می‌توانید برای ان‌ها یک دوره در نظر بگیرید و جابه جایشان کنید.
در حالی که واضح است که یک میز بدون درهم و برهمی می‌تواند به شما کمک کند تا در دفتر کار خود تمرکز بیشتری داشته باشید، آیا به این فکر کرده‌اید که صندلی راحت و مناسب کار روز خوب است؟ طراحی، راحتی و قابلیت‌های ارگونومیک صندلی شما می‌تواند بر خلاقیت، تمرکز و بهره وری تأثیر بگذارد، به خصوص اگر شما یک کار طاقت فرسا دارید که به مهارت‌های تصمیم گیری واضح نیاز دارد یا اگر بیشتر یا کل روز کاری خود را باید بنشینید.
مرتب بودن میز کارشناسی
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد.
