فرقی نمی‌کند که شما مدیرعامل یک شرکت باشید و یا مدیر پشتیبانی، خرید مبلمان اداری برای ادارات و موسسات از سخت‌ترین کارهاست. با توجه به این که خرید مبلمان اداری می‌تواند بر روند کار پرسنل، میزان بازدهی آنها، و نما و دکوراسیون سازمان در نظر مراجعه کنندگان مؤثر باشد، بر سختی و دشواری انتخاب شما می‌افزاید. پس پیش از خرید می‌بایست به نکاتی توجه کنید. آن نکات کدام‌ند؟ چه ویژگی‌هایی را می‌بایست در نظر بگیرید؟ کدام صندلی اداری مناسب کار شماست؟ کدام میز اداری را باید انتخاب کنید؟ نور در دفتر شما چگونه باید باشد؟ رنگ‌آمیزی در دفاتر اداری چگونه است؟ آیا با توجه به بودجه خرید می‌کنید؟ یا نیازمندی‌ها اولویت هستند؟ تمام این سوالات می‌تواند تنها یک پاسخ داشته باشد: “خرید مبلمان اداری برای ادارات و موسسات کاری دشوار است!”
خرید مبلمان اداری برای ادارات و موسسات
چگونه بهترین مبلمان اداری را برای ادارات را خریداری کنیم؟
در ادامۀ این مقاله ما به بررسی المان‌هایی می‌پردازیم که به ما کمک می‌کنند تا انتخاب بهتری داشته باشیم. عوامل مختلفی در روند انتخاب نقش دارند. از محدودیت‌ها گرفته تا نیازمندی‌ها، هر کدام می‌توانند به صورت مستقیم و غیر مستقیم در نحوۀ انتخاب تأثیرگذار باشند. در مجموع می‌توان گفت انتخاب شما می‌بایست به گونه‌ای باشد که با بهره بردن از کمترین بودجه، به بهترین انتخاب برسید. برای یافتن این راه حل با ما تا انتهای این متن همراه باشید.
فضای اداری خود را اندازه بگیرید
کار بسیار ساده این است که نگاهی به تنظیمات و دکوراسیون فعلی دفتر خود بی‌اندازید. بر اساس تعداد میز و صندلی‌های اداری که در حال حاضر دارید، تصمیم‌گیری را شروع کنید. اما اگر می‌خواهید فضای کاری بزرگ‌تر یا حتی یک میز L شکل یا میز U شکل را انتخاب کنید، چه می‌کنید؟ مبلمان با اندازه‌های مختلف بر جریان کار دفتر شما تأثیر می‌گذارد. از این رو اگر توجه و دقت مناسب را به خرج دهید خرید شما یک خرید آسان خواهد بود.
فضای کاری را اندازه‌گیری کنید. سعی کنید هر فضای کاری خود را با انوع مبلمان اداری برای ادارات و موسساتی که در بازار می‌بینید، تصور کنید. حتی می‌توانید اندازه گیری‌های دقیق انجام دهید. از نرم افزارهای کامپیوتری استفاده کنید. مبلمان اداری برای ادارات که انتخاب کرده‌اید را در آن قرار دهید و فضا را به صورت چند بعدی تماشا کنید. البته راه آسان‌تری نیز وجود دارد، با ما تماس بگیرید. ما می‌توانیم این وظیفه را به عهده بگیریم.
مبلمان اداری برای سازمان
برای سازمان خود به کدام بخش از مبلمان اداری نیاز دارید؟
قبل از اینکه میزان بودجه خود را تعیین کنید، لوازمی را که نیاز دارید، فهرست کنید. این که به چه تعداد میز، صندلی و میز اداری نیاز دارید؟ آیا به لوازم جانبی برای ذخیره‌سازی مثل کمد، فایل و میز کار نیاز دارید؟ آیا میز ایستاده خواهید داشت؟ مدتی را به بررسی این موارد اختصاص دهید. به همۀ این موارد فکر کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا یک خرید واقع بینانه از مبلمان اداری داشته باشید. اگر قبل از تعیین میزان بودجه، با دانستن اینکه به چه چیزی احتیاج دارید، می‌توانید برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشید.
بودجه با کیفیت بالا
این خیلی مهم است که هنگام خرید، در دام مبلمان اداری ارزان قیمت اما بی‌کیفیت برای ادارات و موسسات نیفتید. زیرا ممکن است در طولانی مدت، هزینه بالاتری را برای شما بتراشد. هنگام جستجوی سازنده مبلمان اداری، می‌خواهید از یک شرکت معتبر خریداری کنید که می‌تواند مبلمان اداری با دوام و دارای کیفیت بالا را با توجه به بودجۀ شما ارائه دهد.
بررسی کنید که آیا میز و صندلی‌های انتخابی با استاندارد تجاری ANSI / BIFMA مطابقت دارند یا خیر. اگر این استاندارد وجود ندارد، به یاد داشته باشید که یک محصول که برای محل سکونت طراحی شده است (اگرچه ارزان‌تر است) اما برای سال‌ها استفادۀ حرفه‌ای آن هم به شکل روزمره، طراحی نشده است. تمام این بررسی‌ها باعث می‌شود که از تعویض مبلمان اداری خود به صورت سالانه، به علت افت کیفیت جلوگیری کنید.
فضای کاری دفتر را به حداکثر ممکن برسانید
شما که می‌خواهید مبلمان اداری جدیدی خریداری کنید، چرا به فضای دفتر کار اضافه نمی‌کنید؟ از مبلمان می‌توان برای ایجاد انواع مختلف فضاهایی مانند مناطق مشترک استفاده کرد. از مبلمان اداری مشابه می‌توان برای ایجاد انعطاف‌پذیری بیشتر در فضا استفاده کرد. به عنوان مثال، یک میز ایستاده یا میز قابل تنظیم با ارتفاع می‌تواند به عنوان میز نشیمن مورد استفاده قرار گیرد. یا می‌توان یک اتاق بزرگ برای چندین مکان کاری با پارتیشن اداری طراحی کرد. حتی می‌توان از مبلمان مدولار استفاده کرد. در انتخاب خود به تمام این نکات توجه کنید. شناخت فضا به شما کمک می‌کند بهترین انتخاب را داشته باشید.
نحوۀ عملکرد تیم اداری را در نظر بگیرید. شما می‌توانید در مورد میزهای کنفرانس برای جلسات مشترک و فضاهای اداری خصوصی یا میزهای اتاق مخصوص کار مستقل تصمیم بگیرید. تصمیمی که اجرای آن به علت کاربری آن، برای سازمان، ادارات و موسسات بسیار مهم است.
خرید مبلمان اداری برای ادارات و موسسات
ارگونومی و بهره‌وری
ارگونومی واژه‌ای است که این روزها محبوبیت ویژه‌ای پیدا کرده و بسیار قابل توجه است. اما تعریف ارگونومی چیست؟ دانشگاه کارولینای شمالی، ارگونومی را به این گونه تعریف می‌کند: “مطالعۀ افراد در محیط کار آنها. به طور خاص، یک ارگونومیست کار را متناسب با کارمند طراحی یا اصلاح می‌کند. هدف این است که ناراحتی و خطر آسیب ناشی از کار را از بین ببرد. به عبارت دیگر، کارمند اولویت اول ما در تجزیه و تحلیل فضای کاری است.”
ارگونومی با تأمین راحتی کارکنان می‌تواند بهره‌وری و روحیۀ آنها را بالا ببرد. ارگونومی فقط به معنای راحت بودن نیست؛ بلکه رابطۀ مستقیم با سلامت کارمندان دارد. در پایان این مبحث، ارگونومی خوب، هم روند رو به رشد شرکت را بهبود می‌بخشد و هم به کارمندان اجازه می‌دهد کار خود را به بهترین شکل انجام دهند. برای اثبات این موضوع، در صورت امکان، میزان راندمان کارکنان و راحتی آنها را با مبلمان ارگونومیک سنجیده و نتایج را بررسی کنید. پس از مدت کوتاهی متوجه خواهید شد که ارگونومی نه تنها باعث افزایش بازدهی کارمندان شده است، بلکه هم زمان سلامت جسمی آنها را نیز حفظ کرده است. زیرا آنها فضای کاری بهتری را دارند و در نتیجه عملکردشان روز به روز بهتر خواهد شد.
نتیجه گیری
ممکن است وظیفه شما این باشد که تصمیم نهایی را در مورد خرید مبلمان اداری برای ادارات و موسسات را بگیرید. اما به یاد داشته باشید مبلمان اداری منعکس کنندۀ اهداف، ارزش‌ها و شخصیت شرکت شما هستند. اگر مشتری‌ها از فضای کاری شما بازدید می‌کنند، گمان نکنید که مبلمان اداری را نادیده می‌گیرند. رنگ‌ها، مبلمان و طراحی کلی کار باید با پیام و انرژی شرکت شما مطابقت داشته باشد.