مؤثرترین فضای ذخیره‌سازی دفتر چیست؟ کدام نوع کابینت مختص کار شماست؟ به چه نوع فایلی نیازمند هستید؟ انواع مختلفی از فضای ذخیره‌سازی اداری وجود دارد. کابینت‌ها، فایل‌ها، کمدها و… . راهنمای پیش رو به شما کمک می‌کند تا بهتر تصمیم بگیرید و فضای ذخیره‌سازی مناسب برای کسب و کار را انتخاب کنید.
در گام اول با فضای اداری شروع کنید. فضای شما چگونه است. چه میزان فضا در اختیار دارید. فضای اشغال شده توسط مبلمان اداری چه میزان است. به کدام نوع از کابینت، فایل و… نیاز دارید. آیا فضای شما مطابق با سلیقۀ شماست؟ سپس بهتر است نسبت به مرتب‌سازی اقدام نمایید. اسناد و مدارک را دسته‌بندی کنید. آن‌هایی را که نیاز ندارید بازیافت کنید. آنچه مورد نیاز است را طبقه‌بندی کنید. در طبقه‌بندی به دو بخش خواهید رسید. اسنادی که به آن‌ها به صورت مداوم نیاز دارید. اسنادی که نیازمندی شما به آن‌ها بستگی به موقعیت دارد. در گام بعدی می‌بایست توانایی خرید را بررسی کنید. آیا بودجه متناسب با سلیقۀ شماست. در نهایت می‌بایست کاربری کمد بایگانی انتخاب شده را بررسی نمایید. در ادامۀ این مقاله به بررسی انواع کابینت،کمد و شیوۀ دسترسی‌های آن‌ها می‌پردازیم.
در صورت نیاز به دسترسی روزانه، به عنوان مثال برای بایگانی روزمره و مدارک شخصی، پرونده‌ها باید نزدیک به هم ذخیره شوند. راحت‌ترین راه برای این کار به طور معمول کابینت‌های کم ارتفاعی است که در زیر، پشت یا کنار میز قرار می‌گیرند. این نوع کابینت‌ها را می‌توان برای پرونده‌های مورد نیاز اضافه کرد.
چنانچه پرونده‌ها به جای هر روز و مستمر، به صورت هفتگی مشاهده و استفاده شوند، باید از کمدهای بلند مستقل یا یکپارچه برای به حداکثر رساندن فضای ذخیره‌سازی و به حداقل رساندن جابه جایی استفاده شود. مواردی که نیاز به بازدید هفتگی دارند، باید برای دسترسی آسان در قفسه‌های میانی و پایین قرار گیرند.
پرونده‌ها و کاغذهایی که کمتر از یک بار در هفته مشاهده یا به روز می‌شوند، می‌توانند در همان کابینت‌های بلند مانند کاغذهای دسترسی هفتگی ذخیره شوند. اما برای دسترسی به قفسه‌ها در بالاترین سطح قرار گیرند. اطمینان حاصل کنید که افراد برای قفسه‌های بالاتر به چهارپایه دسترسی داشته باشند.
فضای ذخیره‌سازی و کابینت اختصاصی
برای پرونده‌ها یا بایگانی‌هایی که نگهداری آن‌ها لازم است اما به ندرت یا سالی یک‌بار از آن‌ها استفاده می‌شود (به عنوان مثال برای بررسی‌های برنامه ریزی شده)، ایجاد یک فضای ذخیره‌سازی خارج از دفتر ضرورری است. این مورد از نگاه اقتصادی نیز مقرون به صرفه است و فضای کمتری را اشغال می‌کند. بنابراین، بهترین راه، استفاده از قفسه‌های ساده است.
قبل از تصمیم‌گیری در مورد انتخاب بهترین مکان برای انجام کارهایتان، مطمئن شوید پرونده‌هایی که به طور مستمر مشاهده نمی‌شوند، بایگانی شوند؛ مواردی که دیگر به آن‌ها نیازی نیست، به خوبیی بازیافت می‌شوند؛ کاغذهای حاوی اطلاعات حساس و محرمانۀ مربوط به مشاغل، به طور کامل از بین می‌روند. تاریخ‌های ذخیره‌سازی و آرشیوبندی کنید و مرتباً آن‌ها را مرور کنید. با این شیوه، هزینه‌های ذخیره‌سازی طولانی مدت نیز کاهش می‌یابد.
برای تولید و ساخت کابینت و فایل و به طور کلی انبارهای اداری، دو نوع مادۀ اصلی وجود دارد: چوب و فلز. برای فضاهای بزرگ و وسیع، فلز معمولاً بهترین انتخاب است. هرچند ممکن است بسیار صنعتی به نظر برسد. فضای ذخیره‌سازی لمینت ظاهری زیبا‌تر دارد. لمینت می‌تواند متناسب با فضای کاری شما طراحی شده و رنگ و طرح اختصاصی نیز داشته باشد. اما قیمت آن کمی بیشتر از فلز است.
ذکر این نکته ممکن است کلیشه‌ای به نظر برسد، اما سعی کنید همیشه بهترین کابینت و فایل را که شرکت شما توانایی خرید آن را دارد، تهیه کنید. غالباً پس از انتخاب و چیدن مبلمان اداری به فضای ذخیره‌سازی توجه می‌شود. در صورتی که حتی می‌تواند بر آن و نوع چیدمانش ارجحیت داشته باشد. پس بهتر است هنگام انتخاب و خریداری، هر دو را همزمان در نظر بگیرید. همانند مبلمان اداری، اختصاص بودجه برای فضای ذخیره‌سازی، فایل و کابینت یک سرمایه‌گذاری است. اسناد و مدارک در کوتاه مدت و بلند مدت به شکل جزئی از اموال حیاتی در می‌آیند و فقدان هرکدام می‌تواند ضربه‌ای به سازمان وارد کند. به همین خاطر لازم است که بهترین فایل و کابینت را خریداری کنید.
فضای ذخیره‌سازی و کابینت اختصاصی
همان‌گونه که گفتیم همزمان با خرید مبلمان اداری، به خرید کابینت نیز اقدام نمایید. همسانی و یک وزن بودن طراحی در این دو مورد بسیار مهم است و می‌تواند توازن و هندسۀ فضای کاری شما را تحت تأثیر قرار دهد. در واقع هماهنگی و همسانی مبلمان اداری با سایر تجهیزات یکی از شاخص‌های مهم فضای کاری شماست.
به منظور ایجاد فضای ذخیره‌سازی مناسب، کابینتی سفارش دهید که متناسب با دفتر شما باشد. این کار با به حداکثر رساندن استفادۀ بهینه از فضا، اثربخشی را نیز افزایش می‌دهد و شما می‌توانید به ظاهر و نمایی که در نظر داشتید، برسید.
-کمدهای کوچک زیر میزی
-قفسه‌بندی باز
-کابینت‌های بسته
-کمدهای کارکنان
-کشوهای پرونده
-کابینت برای وسایل و ابزار سنگین
کابینت ذخیره‌سازی لباس و ابزار شخصی
کمد و کابینت ذخیره‌سازی ابزار HR
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما به نگارش درآمده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این نوشتار و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی ا ذکر شده‌اند و یا در ادامه خواهیم گفت، همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، صندلی کنفرانس، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی‌های دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد.
