چند وقت پیش، پرفسور ریچارد فوستر در مدرسه مدیریت دانشگاه ییل در ارائه‌ای درباره ماهیت خلاقیت، آخر سر خلاقیت را اینطور جمع‌بندی و تعریف کرد: راهکارهای خلاقانه باید هوشیارانه، نوآورانه، ساده، چشمگیر و با چشم‌انداز تولیدی باشند. دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس هم از این قاعده مستثنی نیست. خلاقیت عنصری جدایی‌ناپذیر در جهان کسب و کارهای امروزی است و مدیران کسب و کارها هم به شدت به دنبال آن هستند. ولی خلاقیت مقوله‌ای دستوری نیست که با یک بخش‌نامه به جریان بیافتد. بلکه یک رویه است و باید خشت به خشت جلو برود. یکی از کارهای مهم در این زمینه، دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس است. واقعیت این است که اتاق کنفرانس‌های سنتی قاتل خلاقیت هستند با آن ظاهر سیاه و کدر خود. اما امروزه طراحی‌‌های جدید به صورتی است که افراد را به مشارکت و ایده‌های خلاقانه سوق می‌دهد. برای دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس خود روی مبلمان اداری بینو حساب کنید.
به لطف تکنولوژی‌های دیجیتال، الزاما نباید جلسات در اتاق خاصی برگزار شوند. یعنی اساسا مفهوم دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس دست‌خوش تغییر شده. الیور مارلو معتقد است انعطاف در محیط کارهای اجتماعی کلید ایجاد زمینه برای خلاقیت است: «اساس محیط کار اجتماعی بر این اصل است که آنچه اطراف ماست (که دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس را هم شامل می‌شود) روی حالات روحی، رفتار و قوه خلاقیت افراد تاثیر مستقیم دارد.»
خلاصه اینکه زمان دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس، بهتر است که از این باور سنتی نصب یک وایت برد و یک پروژکتور فراتر بروید. در عوض به نحوه تعاملات اجتماعی فکر کنید و اینکه چطور می‌توانید بیشترین بهره‌وری را از داشته باشید. مارلو می‌گوید ما شاهد یک تغییر اساسی هستیم: از مفهوم فضا به مثابه جایی که اشغال می‌شود، به سمت بستری برای فعالسازی افراد. با این حساب دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس باید کمی شناورتر، ساده‌تر، دارای پیوستگی بیشتر و الهام‌بخش‌تر باشد.
یکی از متخصصان دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس در وبلاگ خود مطلبی در این مورد نوشته که کارکنان باید از چهاردیواری ساختمان محل کار خود بتوانند فراتر بروند: «دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس یعنی اینکه تمرکز خود را از سمت ساختمان ببریم به سمت تواناییهای افراد و اینکه بتوانند هر جا و در هر زمانی کار کنند. دفتر کار دیگر جایی برای جمع شدن و کار کردن افراد نیست. بلکه باید جایی باشد برای ایجاد کردن امکانات کاری بی‌پایان در قرن 21. اصلا چرا باید جلسات در اتاق کنفرانس برگزار شود که نیاز به دکوراسیون خلاقانه آن هم باشد؟ بعضی وقتها یک لوکیشن جدید، می‌تواند نیازهای شما را برآورده کند و کلی هم خلاقیت و ایده جدید نصیبتان کند. این روزها که پاندمی کرونا همه جا را گرفته، شاید بد نباشد که سعی کنید به غیر از برگزاری جلسات به صورت مجازی، در فضاهای باز (مثل باغ) برگزار کنید.
قبلا (شاید نسل پدرانمان) اینطور بود که افراد برای برگزاری یک جلسه ساده، باید صاف وعصا قورت‌داده پشت صندلی اداری دور یک میز کنفرانس می‌نشستند و کار را پیش می‌بردند. اینجا واقعا دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس بی‌معنا بود. جریان خلاقیت هم به صورت جمعی نبود؛ به ندرت و به صورت فردی رخ می‌داد. همیشه یک فرد خلاق در این جمع بود و جلسه را می‌گرداند. اما این روزها نوع برگزاری جلسات تغییر کرده است.
دیگر لازم نیست که پشت آن میزهای خشک و بزرگ بنشینید، به یکدیگر دسترسی نداشته باشید و گفتگو سخت باشد. می‌توانید در حداقلی‌ترین حالت از میز کنفرانس مدولار استفاده کنید و شکل آن را تغییر دهید.
چشمانتان را ببندید و به این تصویر فکر کنید: یک جلسه با تعدادی شرکت‌کننده که همگی سرشان پایین است و مشغول یادداشت‌برداری هستند. آشناست نه؟ ولی این جلسه و ساختار آن هیچ نسبتی با دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس ندارد و حداکثر کاربردش همان یادداشت‌برداری افراد است. به دنبال راه‌هایی باشید که این جو را بشکنید تا افراد بیشتر و راحت‌تر با هم ارتباط داشته باشند و دیالوگ کنند. این تنها راهی است که با آن می‌توانید خلاقیت را به یک روند جمعی و نه فردی تبدیل کنید. یک راه این است که دیوارها را به وایت برد یا حتی تخته گچی تبدیل کنید. و به افراد این اجازه را بدهید که آزادانه در فضا حرکت کنند و ایده‌های خود را بنویسند، بکشند و خلاصه پیاده کنند. با این کار، هم مصرف کاغذ را کم می‌کنید و هم افراد را درگیر خلاقیت می‌کنید.
محققان می‌گویند یکی از اصلی‌ترین راه‌ها برای شکوفایی جریان خلاقیت طبیعت است. اینکه عناصر طبیعی در اتاق کنفرانس وجود داشته باشند، باعث ایجاد حس آرامش می‌شود: گل و گیاه، در کنار نور طبیعی و هوای تازه، عناصری هستند که در کنار هم می‌توانند ترکیبی جادویی برای دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس بسازند. حتی اگر چشم‌اندازهای طبیعی هم پیش چشمان افراد باشد، باز هم تاثیر خود را خواهد گذاشت. این هم ثابت شده که افراد وقتی در محل کارشان به طور کل عناصر طبیعی وجود دارد، حال بهتری دارند و کمتر به لحاظ ذهنی خسته و مضطرب می‌شوند.
در رابطه با عناصر طبیعی و نقش آن در دکوراسیون چندی پیش مقاله‌ای در گاردین منتشر شد که بار دیگر بر اهمیت این مسئله تاکید کرد: «کارکنانی که دور و برشان پر از عناصر طبیعی است، 15% بیشتر از سایر کارکنان بهره‌وری دارند.» این یعنی حتی اگر جایی وسط شهر یا دور از فضای سبز کار می‌کنید باز هم باید سعی کنید طبیعت را وارد فضای کار خود کنید. مثلا یک ایده برای دکوراسیون خلاقانه اتاق کنفرانس این است که از دیوار سبز یا Green Wall استفاده کنید. اضافه کردن این دیوار باعث مرکزیت یافتن آن و اضافه کردن حس و حال طبیعت به دفتر کار و اتاق کنفرانس شما خواهد شد.
خلاقیت و ایده‌های خلاقانه یک باره پیش نمی‌روند. یک روند است که باید روی آن سرمایه‌گذاری کنید و آن را جدی بگیرید.
