تفاوت چندانی ندارد که در کدام نوع دفتر در حال کار هستید. چه دفتر کار خانگی باشد و چه دفتر کاری در یک سازمان، نیازمندی به کابینت بایگانی به شدت وجود خواهد داشت. استفاده از کابینت بایگانی، فایل و کمد می‌تواند در مدت کوتاهی باعث افزایش نظم در فضای اداری شود. به نوعی می‌توان گفت کاربردی‌ترین روش برای ایجاد نظم در فضای اداری به گونه‌ای که چه در ظاهر و چه در باطن تمامی ابزارهای مصرفی در بهترین شرایط قرار بگیرند استفاده از کابینت بایگانی، فایل و کمد است. انواع مختلفی از کمد، فایل و کابینت بایگانی وجود دارد که در ادامه هر کدام آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.
کابینت اداری و کابینت بایگانی
کابینت بایگانی چیست؟
کابینت بایگانی (یا کمد پرونده) قطعه‌ای از مبلمان اداری است که معمولاً برای ذخیره اسناد کاغذی، پوشه ها، پرونده‌ها و… استفاده می‌شود. در ساده‌ترین حالت، کابینت محفظه‌ای برای کشوهایی است که اقلام در آن ذخیره می‌شوند. یک کابینت فایل می‌تواند عمودی یا افقی باشد. برخی می‌توانند قفل شوند تا وسایل کارمندان را ایمن نگه دارند. البته ما به شما پیشنهاد می کنیم که مقاله “راهنمای جامع برای خرید کابینت و فایل دفتر” را بخوانید.
کمدهای فایل انواع، اندازه‌های مختلف و طرح‌های گوناگونی دارند. از این رو پیدا کردن بهترین کابینت برای نیازهای اداری کمی سخت است.
بهترین کابینت بایگانی کدام است؟
فرقی نمی‌کند در پی خرید و انتخاب کدام یک از اجزای مبلمان اداری هستید. خرید بهترین همیشه سخت است و به نوعی ارتباط بسیار اندکی با قیمت دارد. کابینت بایگانی یا سایر تجهیزات اداری زمانی می‌توانند بهترین باشند که کاربری آسان داشته باشند. نحوه‌ی انجام کار را برای افراد تسهیل کرده باشند و به بهبود اوضاع کاری کمک کرده باشند. از این رو می‌بایست پیش از حرید کابینت بایگانی، کمد و فایل موارد زیر را در نظر بگیرید:
اندازه و فضا
یکی از نکات کلیدی که باید در هنگام جستجوی کمد بایگانی مناسب در نظر بگیرید، اندازه‌ای است که برای نگهداری تمام اقلامی که قصد دارید داخل آن قرار دهید. همچنین فضایی که برای قرار دادن کابینت در اختیار دارید، نیاز دارید. در نظر گرفتن اندازه و فضا به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید که آیا به یک کمد فایل عمودی یا جانبی نیاز دارید و چه چیزی به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارد. توصیه می‌شود کابینتی را کمی بزرگتر از آن چه که در حال حاضر نیاز دارید خریداری کنید. زیرا می‌بایست در خرید خود به آینده نیز فکر کنید.
کابینت عمودی
کابینت‌های عمودی محبوب‌ترین سبک برای دفاتر اداری و خانگی هستند زیرا آن‌ها می‌توانند به اندازه‌ای بسیار زیاد در فضا صرفه جویی کنند. پیش از خرید کابینت‌های بایگانی عمودی مهم است که مطمئن شوید فضای خود را به خوبی می‌شناسید. حتی شاید اندازه گیری دقیق آن خالی از لطف نباشد زیرا به این طریق شما می‌توانید فضای در اختیار خود را بشناسید. علاوه بر این شناخت فضا برای کابینت‌ها و فایل‌های عمودی به شما این اجازه را می‌دهد که نسبت به ایجاد ایمنی لازم در فضا اقدام کنید.
کابینت جانبی
کابینت‌های جانبی معمولاً برای دفاتر اداری با فضای برگ و مساحت زیاد می‌توانند بسیار مورد استقاده قرار بگیرند و بسیار رایج هستند. کابینت‌های جانبی (افقی) نسبت به اکثر مدل‌های عمودی می‌توانند حجم بیشتری از کاغذ را در خود جای دهند و می‌توانند سازماندهی بیشتری را فراهم کنند. کابینت‌های افقی معمولاً نسبت به کابینت‌های عمودی پایین‌تر از سطح زمین هستند. بنابراین نسبت به مدل‌های عمودی بلندتر و قابلیت‌های بایگانی بهتری دارند.
امنیت
اگر به دنبال یک کابینت بایگانی برای نگهداری اسنادی هستید بدون شک یکی از ابعادی که می‌بایست به هنگام خرید به آن توجه کنید، امنیت کابینت است. زیرا افراد بیشتر اسناد و مدارکی را در این گونه فضاها می‌گذارند که از درجه اهمیت اطلاعاتی و اسنادی بیشتری نسبت به سایر مدارک موجود در سازمان برخودار هستند. هنگام انتخاب یک کابینت فایل، باید در نظر بگیرید که چه مقدار اطلاعات خصوصی را در کابینت ذخیره خواهید کرد این موضوع به شما کمک کند تعیین کنید که آیا نیاز به قفل کابینت دارید یا خیر. همچنین کابینت بایگانی نسوز هم در بازار موجود است که آن هم می‌تواند در صورت حساسیت بالای اسناد یک انتخاب خوب برای شما باشد.
ظاهر
این روزها با توجه به تولیدکنندگان مختلف و طراحان متفاوتی که در این صنعت مشغول به کار هستند، گزینه‌های زیادی در مورد ظاهر کابینت بایگانی وجود دارد. آن‌ها می‌توانند از فلز، چوب یا پلاستیک ساخته شوند، در رنگ‌های مختلف وجود داشته باشند. حتی می‌توانند به عنوان یک نیمکت صندلی چرخان نیز در فضای اداری کاربرد داشته باشند. جهت یافتن بهترین کمد بایگانی برای دفتر خود، باید دوام و کاربردی بودن و همچنین دکور را در نظر بگیرید.
نتیجه گیری
آنچه مرور کردیم نشان داد که پیش از خرید کابینت بایگانی می‌بایست بودجه، فضای در اختیار و ظاهر کابینت را در نظر داشته باشیم. همچنین اگر شما به مبلمان اداری یا کابینت، فایل و کمد برای ذخییره‌سازی اسناد و مدارک تجاری خود هستید کافی است با ما تماس بگیرید. ما در گروه تولید بینو با بیش از ده سال سابقه در ساخت مبلمان اداری، تجهیزات اداری و دکوراسیون فضای اداری می‌توانیم به شما کمک کنیم تا خرید بهتری را تجربه کنید. از این رو می‌توانید با ما در ارتباط باشید یا تماس بگیرید تا از مشاوره‌های رایگان تیم فنی، بازاریابی و پشتیبانی ما استفاده نمایید.