گاهی اوقات به دلیل وجود تعداد انبوهی از مقالات در آنها در مورد گرایش هرچه بیشتر افراد به سمت دفاتر کار رو باز (open) نوشته شده است، فراموش می‌کنیم یک طراحی خوب و صحیح چگونه باید باشد؟! در نتیجه پایه و اساس معتبر و عمیق‌تر فرهنگ سازمانی، قربانی مبانی فرهنگی جدید و پر زرق و برق شده و طراحی سریع و شتاب‌زده به طراحی با کیفیت و متفکرانه، ترجیح داده می‌شود.
بایدها و نبایدهای طراحی دفتر کار
یک محیط کار خوب مستلزم توجه، دقت، صرف زمان، تحقیق و رسیدگی به فرهنگ سازمانی است که می‌خواهید آن را بسازید. بنابراین برای تحقق این فرهنگ، یک سری بایدها و نبایدها را به عنوان اسلوب و چهارچوب کار در نظر گرفت.در اینجا به برخی بایدها و نبایدها که هنگام طراحی دفتر کار جدیدتان باید در نظر گرفته شود، اشاره می‌کنیم:
1.بایدها:
1.1.تأمین آسایش روانی کارمندان
آسایش روانی یک اتاق کار توسط محیط آن تغذیه می‌شود؛ مواردی چون توانایی درآمیختن با همتایان و بالادستی‌ها، تعدیل دمای اتاق، تنظیم میزان صدا، از بین بردن بوی نامطبوع و… شاید در ظاهر ساده باشند اما توجه به آنها در تأمین آسایش روانی کارکنان نقش تعیین کننده‌ای دارد. به عنوان مثال یک میز بزرگ ناهارخوری برای کارمندان در نظر بگیرید که منجر به دور هم جمع شدن آنها در ساعت ناهار و استراحت شود و یا می‌توانید بدون اینکه چالش‌های خلاقانه و انتظارات برای کیفیت داشتن کارشان را کم کنید، روش‌هایی را برای خشنود کردن کارمندان خود در نظر بگیرید.
1.2.برقراری آرامش و سکون در محیط کار
واضح بودن اهداف و ارزش های سازمان به طور کلی در تأمین آرامش خاطر کارمندان نقش بسیار مهمی دارد. چنانچه فضای کاری شما به گونهای است که گروهی پر سر و صدا مشغول کارند، باید تمهیداتی در نظر بگیرید تا این سر و صداها برای سایر کارمندان مشکلاتی ایجاد نکند. یعنی اجازه ندهید که این گروه پر سر و صدا بر اتاق حاکم شوند. زیرا در این صورت شما در حال فرستادن پیام اشتباه به تیمی هستید که ماه‌ها و شاید سال‌ها برای ساخت آن وقت گذاشته‌اید.
2.نبایدها:
2.1.نباید هویت برند خود را فدای ارزان بودن دکوراسیون کنید
آیا تا به حال نسبت به اجارۀ مبلمان اداری و یا خرید مبلمان اداری ارزان قیمت اقدام نموده‌اید؟ اگر یک استارت آپ کوچک هستید و بودجۀ محدودی دارید، اشکالی ندارد؛ همۀ ما روزی از یک جایی شروع کرده‌ایم. ولی به تدریج باید روی دفتر کارتان، مانند سایر قسمت‌های کسب و کار خود، سرمایه‌گذاری بیشتری انجام دهید. شما کارمندان خود را با تخفیف استخدام نمی‌کنید که بخواهید مبلمان ارزان و بی‌کیفیت برای آنها تهیه کنید. فرق می‌کند که شما یک میز کنفرانس چوبی دست‌ساز از یک صنعت‌گر محلی بخرید و یا ۱۰ عدد میز مدیریت با کیفیت سفارش دهید. در هر دو صورت فرهنگ و ارزش‌های سازمان شما از روی محل کارتان قضاوت می‌شود.
2.2.عدم توجه به گارانتی کالا
نکته مهم دیگر، گارانتی سرمایه برند شما و محافظت از آن است؛ در طول روز کارمندان شما با استفاده از مبلمان اداری سازمان، باعث استهلاک آن ها می‌شوند. اگر به ندرت مبلمان اداری خود را تعویض و تعمیر کنید، در دراز مدت، سرمایۀ اولیۀ بیشتری می‌توانید ذخیره کنید. اگر مبلمان اداری شما در طول ۱۰ سال مستهلک شود و گارانتی شما ۵ ساله باشد، شما قبل از آماده بودن بودجه، دچار هزینۀ تعویض می‌شوید.