روزهایی که سرتان خیلی در محل کار شلوغ است، شده بعد از کار نگاهی به اطراف خود بیاندازید؟ شما هم از آن دسته هستید که میز اداری مرتب تبدیل به آرزویشان شده؟ واضح است که میز اداری مرتب باعث افزایش تمرکز شما روی کار و نهایتا افزایش بهره‌وری شما خواهد شد؛ تفاوتی ندارد که چه عنوان شغلی دارید.
وقتی کوهی از اسناد، نامه‌ها و حتی ابزارهای کار تلنبار شده باشد، واقعا رویای میز اداری مرتب خیلی دست‌نیافتنی به نظر می‌رسد. ولی اگر واقعا می‌خواهید میز اداری مرتب داشته باشید، راهکارهایی هم هست که کار را برایتان آسان‌تر می‌کند. اگر این راهکارها را به کار ببندید، نه تنها میزتان مرتب خواهد شد، بلکه فضای بیشتر در اختیار خواهید داشت، ذهنتان آرامتر خواهد بود و در زمان کمتر، کار خود را بهتر انجام خواهید داد.
هفته‌ای یک بار میز خود را حسابی نظافت کنید. کاغذهای اضافی را دور بریزید. آشغال‌هایی که ممکن است از چشمتان دور مانده باشد را دور بریزید. وسایل دفتری را که استفاده می‌کنید و ممکن است از جای خود تکان خورده باشند، صاف کنید و سر جایشان بگذارید. حتی Desktop کامپیوتر خود را هم سر و سامان بدهید. اجازه ندهید هیچ فایلی بیخود رها شود. اگر کل هفته کار همان روز را انجام دهید، آخر هفته میز اداری مرتب یا نسبتا مرتب‌تری خواهید داشت و وقت کمتری از شما خواهد گرفت.
اگر از آن دسته افرادی هستید که از میز اداری خود برای نگهداری ابزار کار استفاده می‌کنید، خبر بدی برای شما داریم: حتی وقتی ابزار کارتان را کنار گذاشته‌اید، باز هم شلوغ به نظر می‌رسد. پس اگر ممکن است، جایی از کشوهای میز خود را در نظر بگیرید و همه وسایل را در آن جا دهید. مخصوصا آن‌ها که خیلی کم استفاده می‌کنید. یک جعبه دو قسمتی پیدا کنید و همه چیز را در آن جا دهید تا میز اداری مرتب داشته باشید!
وقتی کارتان به اتمام رسید، کمی وقت بگذارید و همه کاغذبازی که لازم است بکنید تا میز اداری مرتب داشته باشید. مثلا فکر کنید کدام را باید اسکن یا کپی کنید، کدام را لازم ندارید، یا کدام کاغذ نیاز به امضای فرد دیگر دارد و اینها را از هم جدا کنید. باور کنید بیشتر از 5 دقیقه وقت شما را نخواهد گرفت.
اگر کارمند باشید، به احتمال خیلی زیاد اکثر وقت خودتان را پشت کامپیوتر می‌گذرانید. ولی احتمالا در میز شما بخشی هم برای کارهای غیرکامپیوتری طراحی شده است. برای داشتن میز اداری مرتب، روی آن قسمت حساب کنید و آن را تقسیم‌بندی کنید! مثلا در یک بخش کاغذهای کلی خود را بگذارید و در بخش دیگر آن‌ها که خوانده‌اید را قرار بدهید. یک to do list هم بسازید. باور کنید این خیلی بهتر از آن است تا اینکه هر چه در دستتان در آن نقطه تلنبار کنید.
در یک جهان ایده‌آل، شما باید بتوانید یکی از کشوهای میز اداری خود را به ایستگاه شارژ تبدیل کنید و هر چه شارژ لازم داشته باشد، از تلفن و پاوربانک و هدفون در آن جا بدهید. ولی از آنجا که جهانی که در آن زندگی می‌کنیم، اصلا ایده‌آل نیست، پشت مانیتور خود را به ایستگاه شارژ تبدیل کنید. اینطوری هم وسایل پخش نمی‌شوند و میز اداری مرتب خواهید داشت و هم احتمال خیلی زیاد حواستان از موبایل پرت خواهد شد.
مداد و خودکارها خیلی راحت می‌توانند جمع شوند و میز اداری مرتب تحویل شما بدهند؛ بدون اینکه زحمت چندانی داشته باشد. ولی شما هم مجبور نیستید همه آن‌ها که بالای یک سال است استفاده نکردید و قطع به یقین خشک شده‌اند، روی میز نگه دارید. سعی کنید کلا دو مداد و دو خودکار برای خود نگه دارید. این کار به غیر از اینکه میز شما را مرتب می‌کنند، باعث می‌شوند همکارانتان هم مدام از شما خودکار قرض نگیرند. می‌دانید که! خودکاری که برود، دیگر برنمی‌گردد!
میز اداری مرتب آن میزی نیست که فقط داخل یا روی مرتب داشته باشد. بلکه آنچه زیر پا و پشت سرتان هم هست، مهم است. اگر زیر پایتان کلی سیم و کابل رها شده و به چشم هم می‌آید، مطمئن باشید ذهنتان را به هم می‌ریزد. پس بهتر این است که زیپ مخصوص جمع کردن کابل بخرید و سیم‌های زیر پا و پشت سرتان را جمع و جور کنید و بعد جایی بگذارید که چشمتان نیافتد.
بهترین راه برای داشتن یک میز اداری مرتب این است که کارهای زیر دستتان را اولویت‌بندی کنید. وقتی می‌خواهید یک وسیله را جایی در میزتان بگذارید، اول از خودتان بپرسید چند وقت یک بار ممکن است از آن استفاده کنید. اگر وسیله کار هر روزتان نیست، لازم نیست خیلی هم در دسترس باشد. به جای این، ابزار کار روزانه را جلوی دست بگذارید.
ممکن است فکر کنید می‌توانید چند کار را با هم همزمان انجام دهید، ولی واقعیت این است که انجام چند کار همزمان به لحاظ ذهنی غیرممکن است. به جای سعی و خطا، در یک زمان مشخص، روی یک کار معین تمرکز کنید. و برای اینکه میز اداری مرتب هم داشته باشید، هر آنچه مربوط به کارهای دیگر است (ولو کار بعدی) از روی میز بردارید.
راه‌های ارتباطی ما
