یک دفتر اداری تنها یک مکان برای رفت و آمد، ثبت و انجام وظایف محوله نیست بله مکانی است که شما مدت زمان زیادی از عمر روزانه‌ی خود را در آن صرف می‌کنید. این فضا باید بتواند چندین و چند ویژگی را همزمان داشته باشد. در انتخاب و اولویت‌بندی وظایف شما به عنوان صاحب کسب و کار فضای اداری را مشخص خواهید کرد. اجزای ضروری برای هر شغل نیز با توجه به گرایش و صنعت شما می‌تواند در یک چارچوب خاص انتخاب گردد.
دیدگاه و فرهنگ شرکت باید چیدمان مبلمان اداری دفتر و ویژگی‌های خاص آن را تعیین کند. متأسفانه وجود محدودیت‌های بودجه‌ای و مکانی، ممکن است برای یک شرکت نوپا در دستیابی به این نتایج مشکل ساز باشد. این‌ها محدودیت‌هایی واقعی است، اما انتخاب هوشمندانه و اجرای طرح‌های ابتکاری در محیط کار، دفتر را به یک مرکز بسیار زیبا و جذاب با بهره‌وری بسیار بالا تبدیل خواهد کرد.
شما می‌توانید به طرح‌های عجیب فکر کنید. نقاشی روی دیوار، تغییر رنگ دیوارها، تغییر سبک در مبلمان اداری و… اما آیا این‌ها تمام آنچه است که شما به آن نیاز دارید؟ آیا این مواد زمان، انرژی و منابع شما را هدر نمی‌دهند؟ آیا یک مدل تجاری موفق در کسب و کار این گونه رفتار می‌کند؟ این سوال‌ها شما را به فکر فرو می‌برد که از تجربیات دیگران استفاده کنید تا به بهترین نتیجه برسید.
طراحی فضای اداری شخصیت مدرن به سازمان شما می‌بخشد.
دفاتر اداری در گذشته چگونه بوده اند؟
شما می‌توانید نگاهی به تاریخ تحول در طراحی مبلمان اداری کنید تا بتوانید تفاوت آنچه در گذشته رخ می‌داده تاکنون را به خوبی دریابید. بله، با توجه به تغییر مدل‌های کسب و کار و همچنین تغییر در رفتارهای نیروی انسانی قطعاً تغییرات شگرفی در دکوراسیون داخلی اداری به وجود آمده است. این تغییرات در اکثر موارد برای رفع ایرادها و کسورات سنتی موجود در طراحی‌های قدیمی در طراحی مبلمان اداری بوده است.
اما تمام آنچه در سیستم‌های طراحی فضای اداری سنتی وجود داشته است بد نیست! ما می‌توانیم با بررسی در آن نکات بسیار خوبی را بیابیم که برای فضای اداری ما بسیار مفید باشد. ما می‌بایست بدانیم که حتی بررسی شکست‌ها نیز نکاتی مفید را برای یادگیری دارند. بنابراین زمان بررسی به خاطر داشته بسپارید که چه ویژگی‌هایی را دوست دارید و کدام را دوست ندارید.
طراحی فضای اداری و مبلمان اداری در دهه‌ی 1950-1960.
بیش از نیم قرن پیش طراحی شرکت‌ها عموماً به این صورت بود که دفاتر مرکزی در کنار کارخانه‌ها قرار داشتند، اتاق‌های تو در تو و نیروی کار محدود. این وضعیت را احتمالا شما در فیلم‌های سینمایی دیده‌اید. عدم وجود کنترل بر گرما و سرما، تو در تو بودن و وجود راهروها، احتمالاً وجود بخارهای سمی و تحت تاثیر قرار گرفتن فضا نسب به محصول تولیدی، حضور افراد در کنار یکدیگر بدون رعایت فاصله‌ی و حریم شخصی از مهمترین مشکلات در آن دوره بوده است.
طراحی فضای اداری و مبلمان اداری در دهه‌ی 1990-1980.
در این دوره و با گسترش روابط بین سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف کمی از آن فضاسازی در شرکت‌ها فاصله گرفته شده است. ایده‌ها نوآورانه‌تر مطرح شده اند. استفاده از چوب و ایجاد فضای سبز مصنوعی از جمله‌ی آن‌ها هستند. در واقع جنبه‌ی نمایشی دفاتر اداری در آن دهه بسیار بیشتر از جنبه‌های کاربری آن بوده است.
برای مدیران میان رده و بالا رده، دفتر مختص به خود آن‌ها تعیین می‌شد. در صورت امکان یک پنجره برای آن‌ها در نظر می‌گرفتند. به عنوان یک مثال در بین طراحان داخلی این مطرح است که «در آن سال‌ها، تنها پنجره‌ی موجود در دفاتر، پنجره‌ی ویندوز بوده است».
به نظر می‌رسد هر دهه نسخه‌های خاص خود را از دفتر اداری ارائه می‌دهد. این طراحی‌ها عموماً منطبق بر نیازهای آن دوره‌های زمانی بوده‌اند. برای مثال در سال‌های اخیر در طراحی اداری فضای باز تمرکز بر جنبه‌های مختلف مانند نظارت بر کارمندان، افزایش بهره‌وری یا همکاری بین دفاتر بیشتر و بیشتر به چشم می‌آید. اما آیا شما احتیاج دارید که مدیر بالادستی شما نگاه‌تان کند؟ و هر حرکت شما را با حساسیت کنترل کند؟ خیر. بازگرداندن فضای باز باید تأثیر حیاتی داشته باشد که متناسب با دهه شما برای نسل شما باشد.
نمونه‌ای از طراحی فضای اداری در گذشته.
پیش بینی نمونه اولیه «دفتر آینده» چه تصویری به ما می دهد؟
طراحی دفتر فضای باز برای محل کار آینده به چه معنا خواهد بود؟ می‌توانید در اینجا تخیل خود را رها کنید. منابع رسانه‌ای محبوب بسیاری برای نتیجه‌گیری خارق العاده در مورد زندگی در آینده وجود دارد، مانند جتسون‌ها، با اتومبیل‌های پرنده و خادمان ربات، پیشتازان فضایی و یا زندگی اداری در یک سفینه فضایی. بنابراین شما هم سعی کنید دفاتر آینده را این چنین و با این ساختارها تصور کنید.
نیروی کار خود را در نظر بگیرید
آنچه برای برخی افراد مفید است برای دیگران مفید نیست. این باید یکی از مهمترین ملاحظات برای هرگونه طراحی مجدد دفتر آینده نگر باشد. در نظر گرفتن افرادی که برای شما کار می‌کنند در مفاهیم طراحی شما اساسی است. نظراتشان را بگیرید مستقیماً از آن‌ها بپرسید، ‘به چه چیزی نیاز دارید؟ چگونه بهتر کار می‌کنید؟ چگونه بهره‌وری شما بالاتر می‌رود؟ چگونه محیطی را برای کار ترجیح می‌دهید؟ ‘
یافتن خصوصیات نیروی کار شما می‌بایست نقطه‌ی شروع شما برای طراحی آینده‌نگر دفتر اداری شما باشد. از آن‌ها بخواهید که محیط کار مناسب، فضای کاری مطلوب و آنچه را که بیشتر درباره محیط مورد دل‌خواه خود دوست می‌دارند را برای شما بازگو کنند. اوقات فراغت خود را در خانه‌ی خود در کدام نواحی بیشتر می‌گذرانند؟ هنگامی که آن‌ها مجبورند به صورت دور کار، کار کنند، نیاز به یک تغییر روز افزون در سبک زندگی عادی خود دارند تا بازدهی آن‌ها نه تنها کاهش پیدا نکند بله به افزایش عملکرد آن‌ها کمک کند؟ آیا آن‌ها در فضای باز آشپزخانه، ناهارخوری – نشیمن بیشتر مشغول به کار هستند؟ یا، آن‌ها برای یک دوره تنفس و استراحت حین انجام کار برای افزایش قوای خلاقانه خود به مطالعه آرام روی می‌آورند؟
افراد با ارزش‌ترین و متنوع‌ترین دارایی یک شرکت هستند. منطقی است که برنامه دفتر خود را براساس آن‌ها و آنچه برای دستیابی به بهره‌وری مطلوب نیاز دارند، مدلسازی کنید. شاد و سالم نگه داشتن نیروی کار برای آینده‌ی کسب و کار و دستیابی به اهداف بسیار قابل اهمیت است.
ایجاد نمونه اولیه «در حال تحول» دفتر اداری
به نظر می‌رسد این حالت ممکن است شما را شگفت زده کند زیرا این شیوه‌ی طراحی دفتر اداری ترکیبی است که جنبه‌هایی متفاوت از همه‌ی نمونه‌های اولیه فوق که به آن اشاره کردیم را به خود اختصاص داده است. تطبیق‌پذیری کلیدی‌ترین بخش است. اگر بتوانید ایده‌آل گرایی را کنار گذاشته و سعی در مطابقت خود و کارمندان با طراحی جدید داشته باشید قطعاً، فضای کاری ایده‌آلی را خواهید داشت که با محدودیت‌های بودجه‌ای و مکانی مطابقت دارد که مطمئناً از عوامل موثر پیشرفت و توسعه‌ی شما در آینده خواهند بود.
طراحی مدرن توانایی جذب مخاطب را دارد.
فضای اداری و دفتر اداری آرام و محصور.
فضای اداری جدید شما باید شامل فضاهای بسته و دفاتر اداری کوچک با میز تحریر، حتی پارتیشن‌های کوچک و بزرگ برای ایحاد فضای شخضی و حفظ فاصله‌ی افراد از یکدیگر باشد. همچنین داشتن اتاق‌های ساکت و آرام می‌تواند به عنوان نقاط امن کارمندان شناخته شوند که در آن مکالمه خصوصی، گفتگوی تلفنی یا ویدیویی و جلسات کاری با تعداد نفرات کم برگزار شود.
فضاهای جلسه تیم‌ها می‌توان در اتاق‌های بزرگ‌تر در نظر گفته شود. اتاق‌های کنفرانس به علت این که جلسات مهمی برگزار خواهد شد و زمان جلسات مشخص نیست و تعداد افراد زیاد است و بسیار دلائل دیگر انتخاب مبلمان اداری، طراحی و امکانات جانبی‌اش بسیار مهم است.
امکانات دیگری مثل اتاق بازی، ورزش، کافه و اتاق غذاخوری از دیگر ویژگی‌هایی است که شما می‌توانید به فضای کسب و کار خود افزون کنید.
ویژگی‌های فضای «دفتر همه کاره»
دیوارهای متحرک و کشویی، پارتیشن‌های شیشه‌ای و چوبی برای تغییر اندازه اتاق کار، تشکیل اتاق جلسات فوری درکمترین زمان و… می‌توانند بسیار مفید باشند. سلامتی را با ویژگی‌هایی از قبیل میزهای ایستاده، صندلی اداری مدرن و مطابق با ارگونومی بدن ارتقا دهید. ورزش کردن نرم و تغییر در حالات نشستن می‌تواند به کارمندان جهت تقوییت روحیه کمک کند.
تبدیل محیط و فضای اداری به مکانی عالی برای کار مجدد به عنوان یک محل کار نوآورانه، خلاق، مولد و سالم، به معنای ترکیب قدیمی و جدید است. با برداشتن کمی از ستون A و کمی از ستون B، نیاز خود را تعیین کنید و با پرسیدن نیازهای شرکت‌هایی که در آن‌جا کار می‌کنند، نیازهای شرکت را تعیین کنید. در آخر با یک فضای اداری متنوع روبرو خواهید شد که نیازهای فعلی را برآورده می‌کند و همراه شما در آینده رشد می‌کند.
تمام این موارد ذکر شده جزو تجریبات گروه فنی و طراحی ما بوده که به صورت خلاصه در این مقاله برای شما نگارش شده است. در نهایت اگر به خرید و اجرای دکوراسیون داخلی و طراحی مدرن در سازمان خود فکر می‌کنید، ما امیدواریم این گزارش برای شما مفید بوده باشد. این‌ها و بسیار ناگفته‌های دیگر که در مقالات قبلی آن‌ها را ذکر کرده و یا خواهیم گفت همگی جزو مزایای افزودن مبلمان اداری و تغییر نگرش نسبت به آن در سازمان شما خواهند بود.
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر مبلمان اداری نظیر صندلی اداری، میز اداری و… دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب خرید و ورود به فروشگاه وجود دارد. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت رفاه شما مطابق با علم روز انجام خواهیم تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.
