برای بررسی اصول طراحی و تولید مبلمان اداری، ابتدا بهتر است تک تک اِلمان‌های تشکیل دهندۀ مبلمان اداری را شناسایی کرده و سپس در مورد طراحی هر یک از اجزای آنها صحبت کنیم .
به طور کلی، عمده سازمان‌ها از اتاق مدیریت، اتاق جلسات، لابی و سالن انتظار و سالن کارشناسان فنی برخورداراند .
ما در این مقاله المان‌های اداری و فضاهای تشکیل دهندة سازمان در بحث طراحی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
اما ابتدا باید دید واژه مبلمان اداری چه گروه و مجموعه‌ای از محصولات را شامل می‌شود. عمدتاً واژه مبلمان اداری یا Office furniture به مجموعه‌ای از کالاهای زیر اطلاق می‌شود:
انواع میزهای اداری شامل: میز مدیریت (ریاست)، میز کنفرانس (جلسات)، میز کارشناسی (کارمندی)، میز کارگروهی، میز پذیرایی (جلو مبلی)، میز پذیرش (کانتر)
انواع صندلی‌های اداری شامل: صندلی مدیریت (ریاست)، صندلی کنفرانس (جلسات)، صندلی کارشناسی (کارمندی)، انواع صندلی انتظار، انواع مبل و نیم ست اداری (VIP).
انواع پارتیشن‌های اداری دو جداره و تک جداره که خود به انواع مختلف تقسیم بندی می‌شود: پارتیشن اداری کوتاه، پارتیشن اداری تمام ام دی اف، پارتیشن اداری شیشه و ام دی اف، پارتیشن اداری فلزی و شیشه‌ای
انواع کتابخانه‌های اداری شامل: کتابخانه مدیریت (کردنزا)، کتابخانة بلند اداری و فایل نگهداری پرونده‌ها
انواع مواد پوشاننده دیوار : دیوار کوب‌های ۱۶میل ام دی اف یا ۸ میل پی وی سی
گاهی اوقات، اگر سازمان دارای رستوران باشد، می‌توان میز و صندلی ناهارخوری را نیز در رستة محصولات مبلمان اداری به حساب آورد. به ویژه آنکه این میزهای ناهارخوری در ادارات اساساً با میزهای ناهارخوری در منازل بسیار تفاوت دارند.
اما منظور از استاندارد طراحی مبلمان اداری چیست؟ هر کدام از محصولات فوق، با توجه به اینکه بیش از ۸ ساعت در روز مورد استفادة مداوم کارمندان قرار می‌گیرند، علاوه بر آنکه باید از موادی ساخته شوند که در صورت استفادة زیاد، فرسوده و خراب نشوند، لازم است طراحی آنها طوری باشد که افراد هنگام استفاده از آن با مشکلات جسمانی مواجه نشوند.
بیان این نکته حائز اهمیت است که فضای اداری و مبلمان اداری هر یک در طراحی دارای قاعده، چارچوب و استانداردی هستند. زمانی یک شرکت می‌تواند به صورت بهینه طراحی شود که هم در طراحی فضای خود این قواعد، چارچوب‌ها و استانداردها را رعایت کند و هم در طراحی و خرید مبلمان اداری.
در این مقاله بیشترین تاکید بر طراحی مبلمان اداری استاندارد می‌باشد که در ادامه به آن می‌پردازیم.
مواردی که در طراحی استاندارد محصولات مبلمان اداری باید در نظر گرفت عبارتند از:
الف –استاندارد ابعادی ، یعنی طول و عرض و ارتفاع محصول
به عنوان مثال ارتفاع استاندارد میزهای مدیریت، میز کارشناسی، میز کنفرانس و میز کارگروهی حداکثر بین ۷۸ الی ۸۰ باید باشد.
یا ابعاد نشیمن باسن فرد روی صندلی باید از یک حداقلی برخوردار باشد.
ب-استاندارد نوع مواد اولیه نظیر چوب، شیشه، ام دی اف، فلز، چرم، پارچه.
به عنوان مثال جنس صندلی باید از چرم مخصوص و ضد تعریق باشد و یا ضخامت شیشه روی میز مدیریت نباید از حد معینی کمتر باشد زیرا خطر شکستگی وجود دارد.
ج-استاندارد یراق آلات، نظیر قفل، نرده، دستگیره، ریل و…
د-رنگ محصول، که البته در این مورد، استاندارد ثابت و قطعی تعیین نشده است، اما خود طراحان با توجه به سلیقة روز افراد و همخوانی و هماهنگی رنگ‌ها با یکدیگر، استانداردهایی را در طراحی محصولات لحاظ می‌کنند.
ه- رعایت استاندارد بسته‌بندی، نظیر استفاده از نایلون‌های حباب‌دار برای اینکه در حین حمل و نقل به محصولات صدمه وارد نشود
ی –در بعضی مواقع بحث چند تکه ساختن مبلمان اداری نیز مطرح می‌گردد. مثلاً اگر میز کنفرانس ۳۶ نفره توسط مشتری سفارش داده شود، باید آن را به شکل چند تکه ساخت. البته در اینجا استانداردی وجود ندارد و بیشتر تجربة افراد به کمک آنها می‌آید.
همچنین در زمان ساختن مبلمان اداری باید به مواردی نظیر درب ورودی ساختمان و اندازه و ارتفاع آن، طول و عرض راه‌روها، درب ورودی اتاق و همچنین اتاقک آسانسور توجه شود.
و اما یک فوت کوزه‌گری دیگر هم وجود دارد و آن استفاده از ابزار و یراق استاندارد در زمان نصب مبلمان اداری است. از آنجا که بعضی از محصولات اداری نظیر میزها و صندلی‌ها در کارگاه تولید می‌شوند، در نتیجه طی زمان محدودی در محل دفتر کارفرما، قابل نصب و اجرا هستند. اما بعضی از محصولات نظیر میزهای کنفرانس سفارشی، پارتیشن‌های دو جداره اداری، انواع دیوارکوب و همچنین انواع کمدهای دیواری، عمدة زمان نصب آنها در محل دفتر کارفرما خواهد بود. بنابراین، کیفیت این‌گونه محصولات تا حد زیادی به مهارت نصاب‌ها و نیز ابزار کاربردی آنها بستگی دارد. همان طوری که مواد اولیه باید دارای استاندارهای لازمِ خود باشند، ابزار نیز باید استاندارد و کالیبره (میزان دقت و صحت اندازه گیری) باشد. در ادامه به بحث چرایی استاندارد و همچنین به صورت تخصصی به استاندارد صندلی اداری می‌پردازیم.
از گذشته تاکنون برای هر محصولی در ابتدای شکل‌گیری آن، چهارچوب‌ها و استانداردهایی تدوین شده است. اما در مورد مبلمان اداری، در نظر گرفتن استاندارد لازم زمانی نمود یافت که کارشناسان این حیطه با علم ارگونومی آشنا شدند.
ارگونومیک، علم طراحی سازگار ی محیط و محصولات با کاربران است. واژة ارگونومیک از کلمه‌های یونانی «ارگون» به معنای «کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحاً به معنی علم تلفیق و انطباق کار و شرایط کار با ویژگی‌ها و نیازهای انسانی است. باید توجه داشت که آنچه برای یک نفر مناسب است ممکن است برای دیگری مناسب نباشد. بنابراین روش‌های مجزا باید مدنظر قرار گیرند. ارگونومیک در نظر اول ممکن است آگاهی و علم جلوگیری از صدمات و ناراحتی‌های پیش بینی نشده تعبیر شود. در حالی که موضوع اصلی آن پیش از بررسی وقوع فاجعه‌ای، ارتقای راحتی و روانی عملکرد است. نباید فراموش کرد که انسان‌ها دارای محدودیت هستند و برای اینکه بتوان با وجود محدویت‌ها، فعالیت روزانه مفید و مناسبی داشت، شرایط محیطی هم باید به گونه‌ای مناسب تعیین شود.
هدف از شناخت علم ارگونومی، آشنایی با روش‌‌ها و استانداردهای حفظ سلامتی و تندرستی، تقویت توانایی‌های بدن، بالا بردن راندمان فعالیت، رهایی از عوارض روحی و جسمانی همچون استرس، چاقی، دردهای عضلانی و مفصلی و یا بیماری‌هایی که از صدمات کشش متمادی به وجود می‌آیند، می‌باشد.
با توجه به اینکه صندلی و مبلمان اداری از اساسی‌ترین وسایل مورد استفاده روزمره‌اند، بررسی ویژگی‌های ارگونومیک یک صندلی مناسب ضروری است تا با کمک آن بتوان بهترین و قاعده‌مندترین صندلی یا مبلمان را برای محیط کار و زندگی خود انتخاب نمود؛ چرا که عوارض بسیاری مانند دردهای مربوط با ستون فقرات، گردن، شانه‌ها، بازوها و حتی خواب رفتگی عضلات و… در صورت استفاده از صندلی نامناسب به وجود می آیند. بسته به اینکه از صندلی مورد نظر در چه مکانی و برای انجام چه کاری استفاده می‌شود، شرایط طراحی و ساخت آن نیز تغییر خواهد کرد. چنان که صندلی‌ای که برای یک کار دقیق (مثلاً در یک کارخانه برای انجام لحیم کاری قطعات الکتریکی) مناسب است، برای کاری (مانند صرف غذا در منزل) که نیاز به دقت بالایی ندارد، مناسب نیست.
به طور کلی و بدون در نظر گرفتن کاربرد خاص یک صندلی (که حالت‌های زیادی می‌تواند داشته باشد)، یک سری ویژگی‌ها و شرایط یکسان وجود دارد که برای همه مدل صندلی لحاظ می‌شود. این ویژگی‌های کلی عبارتند از:
از آنجا که هنگام نشستن، فشار جانبی زیادی بر ستون مهره‌ها وارد می‌شود، باید از یک صندلی با پشتی مناسب برای کاهش این فشار استفاده کرد. پشتی صندلی هرگز نباید کاملاً صاف و به صورت ۹۰ درجه به کفی آن متصل شده باشد، بلکه باید با کفی، زاویه‌ای مناسب بسازد. در این مورد بهترین زاویه برای انجام کارهای روزمره ۱۰۵-۱۱۵ درجه است، یعنی زمانی که روی صندلی می‌نشینید با زاویة کمی به طرف عقب متمایل شوید. نکته دیگر وجود قوس مناسب بر روی پشتی است.این قوس باید حدوداً ۱۰ تا ۱۵ سانتی متر از کفی صندلی فاصله داشته و انحنای ستون مهره ها را به طور کامل پوشش دهد. اگر پشتی صندلی فاقد این خصوصیت باشد، باعث ایجاد دردهای عضلانی و یا فشار بیش از حد بر روی مهره های کمری می‌شود.
کفی صندلی باید از جنسی نرم بوده و دارای حداقل ۲ سانتی متر اسفنج، فوم و یا مواد تزریقی باشد تا در هنگام نشستن حدود ۵/۱ سانتی متر فرورفته و وزن بدن به راحتی بر روی آن پخش شود. چرا که در غیر این صورت درد در ناحیه لگن و کمر، همچنین احساس خواب رفتگی اندام تحتانی به علت تنگ شدن عروق خونی، شما را آزار خواهد داد. قسمت جلوی کفی نیز باید اندکی به طرف بالا متمایل باشد تا در هنگام نشستن بر روی آن، صندلی کاملاً شما را در بر بگیرد و شما احساس نکنید که به طرف جلو سُر می‌خورید. بهتر است لبه صندلی که زیر زانوان قرار می‌گیرد، فرم یا جنس نرمی داشته باشد تا پس از مدتی در آن ناحیه احساس ناراحتی نکنید. همچنین پهنای سطح نشستن گاه باید به اندازه‌ای باشد که بخشی از بدن از آن بیرون نزند. طول قسمت کفی که اندام تحتانی بر روی آن قرار می‌گیرد، نباید آنقدر زیاد باشد که شما مجبور باشید برای رسیدن به پشتی و تکیه دادن به آن بیش از حد عقب بروید. چون در این حالت، علاوه بر احساس بی تعادلی، ساق پای شما به جای زیر زانوانتان روی لبه کفی قرار گرفته، پا و کمر شما دچار درد می‌شود.
بهترین حالت برای یک صندلی آن است که اندازه و زاویة تمامی قسمت‌های آن مانند پشتی، دسته، کفی، ارتفاع از زمین و… برای افراد مختلف و مطابق فعالیت آنها قابل تنظیم باشد؛ اما از این نوع صندلی‌ها بیشتر برای انجام کارهای اداری استفاده می‌شود تا در منازل. ارتفاع مناسب برای یک صندلی غیر قابل تنظیم تا آن حدی است که به هنگام نشستن بر روی آن، کف پاها به طور کامل بر روی زمین قرار بگیرد و به هیچ عنوان پاها از صندلی آویزان نمانند چون در این وضعیت، باز هم حالت بی‌تعادلی به شما دست داده و احساس خواب رفتگی و یا درد در ناحیه پا بروز می‌کند. دقت کنید که اگر ارتفاع یک صندلی از حالت عادی بیشتر بود (مانند صندلی‌های پیشخوان آشپزخانه) می‌بایستی جایی برای قرار دادن پا در ارتفاع مناسب برای آن در نظر گرفته شده باشد. معمولاً صندلی‌ها و یا مبل‌های راحتی ارتفاع کمتری داشته و به حالت لمیده نزدیک‌ترند.
ارتفاع دسته صندلی یا مبل نباید به قدری بلند یا کوتاه باشد که برای تکیه دادن آرنج و یا ساعد خود به آن مجبور باشید دست خود را بیش از اندازه بالا یا پایین ببرید. چون در این صورت نواحی کتف، شانه‌ها و گردن شما دچار درد می‌شوند. معمولاً صندلی و یا مبل‌های راحتی به دلیل عدم استفاده دراز مدت از آن ها فاقد دسته و تکیه گاه آرنج می باشند.
جنس رویه صندلی باید به گونه‌ای باشد که جاذب رطوبت بوده و باعث تعریق زیاد بدن در محل‌هایی که با صندلی در تماس است، نشود و در واقع صندلی بتواند تنفس کند. این جنس نباید به گونه‌ای باشد که در هنگام نشستن تنظیم و سازگاری دمای بدن شما را بر هم زند. همچنین برای رعایت بهداشت، بهتر است صندلی‌هایی که در آشپزخانه و یا مکان‌های بهداشتی استفاده می‌شوند، دارای قابلیت تعویض و یا شستشوی رویه باشند.
اگر صندلی مورد استفاده شما دارای چرخ است، دقت کنید که چرخ‌های آن روان بوده و حتماً دارای ترمز باشد. حرکت‌های بی‌جا و خارج از کنترل و یا عدم روان بودن چرخ‌ها می‌تواند فشارهای عصبی ناآگاهانه ای در شما به وجود آورد
شناخت استانداردهای یک محصول، کمک شایانی به مشتری می‌کند تا محصولی مطمئن را خریداری کند. البته ذکر این نکته حائز اهمیت است که مشتری باید استاندارد را کف خواسته‌های خود قرار داده و از فروشندگان و تولید کنندگان چیزی فراتر از استاندارد را مطالبه نماید. مشتری سخت‌گیر می‌تواند کارفرما را در ظهور و بروز خلاقیت‌ها و نوآوری‌هایش کمک کرده و همواره کیفیت محصولات را ارتقا بخشد.
