شاید این سؤال در ذهنتان باشد که حداقل فضای مورد نیاز کارمندان به ازای هر نفر چند متر مربع است؟ اما باید بدانید که پاسخ به این سؤال چندان راحت نیست، چون پاسخ مشخص و قطعی ندارد. عوامل مهمی در فضای کاری و فاصله‌ی کارمندان با هم تاثیرگذار است.
گزارش های مراجع مختلف در بررسی فضاهای اداری در چند سال اخیر نشان می‌دهد که فضای کاری هر کارمند در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف در کشورهای توسعه یافته، از ۱۷ مترمربع به ازای هر نفر، به ۱۱ مترمربع کاهش یافته است.
در بسیاری از کشورهای پیشرفته، میانگین فضای کاری برای کارمندان در شرکت‌های خصوصی تقریبا معادل با ۱۱ مترمربع است، اما فضای کار اختصاصی برای هر فرد در نهایت ۴ تا ۶ مترمربع است و باقی فضا متعلق است به انبار، اتاق کپی، سالن کنفرانس، آشپزخانه، راهروها و سایر فضاهای موجود در دفاتر اداری. البته حداقل فضای مورد نیاز کارمندان به نوع دفتر اداری، ساختمان، چیدمان فضای اداری، دکوراسیون داخلی، نوع تجارت آن سازمان و … نیز بستگی دارد.
استاندارد فضای اداری
در این ساختار دکوراسیون دفاتر اداری، پلان به فضاهای کوچک‌تر یا انفرادی تقسیم می‌شود. چنین دفتر کاری مناسب کارهای فردی است که نیازی به تبادل اطلاعات و تعامل چندانی بین کارمندان نیست. چنین پلانی را هم با ایجاد اتاق‌های کاملا جداگانه، و هم با پارتیشن فریم لس، چوبی و … می‌توان اجرا کرد.
دفتر طراحی باز، یکی از به‌روزترین و مدرن‌ترین طراحی داخلی و دکوراسیون فضای اداری است. این شیوه طراحی برای استارت آپ‌ها و … کاربری فراوانی دارند. فضای ایجاد شده برای خلاقیت و نوآوری در این ساختمان‌ها بیشتر است. کارمندان به راحتی با هم تبادل اطلاعات دارند و با یکدیگر همکاری و همراهی خواهند داشت.
این چنین دکوراسیون اداری به منظور ایجاد فرصت برای امور و فعالیت‌های اداری متنوع طراحی می‌شوند. در چنین دفترهایی، کارمندان در طول روز، فضای کاری خود را بسته به کار و وظیفه‌شان در آن زمان، تغییر می‌دهند.
دفاتر کارگروهی برای کارمندانی هستند که کار گروهی انجام می‌دهند. این نوع دفتر کار، بیشتر برای فعالیت‌های کاری چون طوفان فکری و کارهایی که نیاز به بحث و گفت‌وگوی فراوان دارند، ایجاد می‌گردد.
اچ اس ای یا HSE ، یعنی همان سیستم رعایت اصول بهداشتی، ایمنی و محیط زیستی، قانونی مشخص را برای فضای اداری مشخص کرده است که در ادامه با آن‌ها آشنا خواهیم شد.
اتاق‌های کاری باید فضای آزاد و کافی داشته باشند تا افراد به راحتی و آسانی بتوانند به محل اختصاصی کارشان رفت و آمد کنند و جابه‌جایی آن‌ها با مشکل و یا مانع مواجه نشود. تعداد افرادی که هم زمان در یک اتاق مشغول به کار هستند، نه تنها به اندازه و فضای آن اتاق، بلکه به فضایی که مبلمان اداری و سایر تجهیزات اداری اشغال کرده‌اند و همین طور نقشه طراحی شده‌ی اتاق، بستگی دارد.
اتاق‌های کاری، به جز افرادی که مدت کوتاهی در آن فعالیت دارند، باید ارتفاع (از کف تا سقف) کافی نسبت به کل اتاق داشته باشند، تا بتوان دسترسی ایمنی به محل اختصاصی کار در آن‌ها داشت. در ساختمان‌های قدیمی که موانعی مانند سقف کوتاه دارند، موانع باید به وضوح مشخص شوند تا از آسیب احتمالی جلوگیری شود.
کل فضای اتاق در حالت خالی، تقسیم بر تعداد افرادی است که به صورت معمول و همیشگی در آن کار می‌کنند، باید حداقل ۱۱ مترمکعب باشد. در این محاسبه، کل اتاق یا بخشی از آن که بیش از ۳ متر ارتفاع دارد، باید همان ۳ متر در نظر گرفته شود. البته این عدد ۱۱ مترمکعب به ازای هر نفر، حداقل مقدار ممکن است. چه بسا اگر برای مثال مبلمان اداری هم در اتاق چیده شود، این مقدار فضا کافی نباشد.
ایزو ۶۳۸۵ نیز رعایت اصول ارگونومی در طراحی سیستم‌های کاری و فضای اداری را باعث بهبود یا اصلاح موقعیت‌های کاری و راحت‌تر کردن حضور در محیط کار برای کارکنان می‌داند. این ایزو مشاغل مختلفی را پوشش می‌دهد که عبارتند از: کارکنان اداری، کسانی که با کامپیوتر کار می‌کنند، اپراتورهای دستگاه‌ها و غیره.
نمونه‌هایی از حداقل فضای مورد نیاز کارمندان
به طور کلی در زمان طراحی فضای داخلی دفتر کار، ابعاد حداقلی باید رعایت شوند. این ابعاد طبق استانداردهای بین المللی عبارتند از:
ارتفاع: ۲٫۷ متر،
مساحت: ۹ مترمربع،
مساحت به ازای هر کارمند: حداقل ۵ مترمربع.
البته
البته باید در نظر داشت که این اعداد، ابعاد حداقلی هستند. در نقشه‌ها و طراحی‌های متفاوت و با اهداف مختلف سازمانی، این ابعاد تا چند برابر افزایش می‌یابند. آن حداقل 5 مترمربع مساحت به ازای هر کارمند را می‌توان به این شکل تقسیم‌بندی کرد:
حداقل فضا برای نشستن و انجام امور دفتری و اداری: ۴ مترمربع،
حداقل فضا برای قراردادن کمد فایل: ۱ مترمربع،
حداقل فضا برای هر صندلی اضافه مراجعه کننده ها: ۱٫۵ مترمربع.
در هر فضای اداری، علاوه بر فضای مورد نیاز برای کار اختصاصی کارمندان، اتاق جلسات، اتاق کنفرانس و … هم باید وجود داشته باشند؛ یعنی فضاهای اداری که کارمندان در آن‌ها با یکدیگر در تعامل هستند، از راهروهای دفاتر گرفته تا اتاق کنفرانس.
حداقل فضای پیشنهادی برای این موضوع عبارت است از:
فضای لازم برای ملاقات در فضای اداری باز: به ازای هر نفر، ۱٫۵ مترمربع،
فضای لازم برای ملاقات در فضای اداری سلولی یا بسته: به ازای هر نفر، ۲ مترمربع،
فضای لازم برای ملاقات با وجود تجهیزات و مبلمان اداری: به ازای هر نفر، ۳ مترمربع،
فضای لازم برای ملاقات برای کارمندان و افراد ایستاده: به ازای هر نفر، ۱ مترمربع.
علاوه بر این موارد، در طراحی دفتر اداری، باید فضاهایی هم برای سایر امور در نظر گرفته شوند. فضاهایی مانند:
بوفه یا کافه: فضای بسته یا باز، برای نوشیدن و خوردن،
اتاق استراحت: فضای بسته یا نیمه باز برای استراحت بین کار،
اتاق کپی و اسکن: فضای بسته یا باز برای تجهیزات کپی، چاپ، اسکن و غیره،
کمدهای شخصی: فضای بسته یا نیمه باز برای نگهداری وسایل شخصی کارمندان،
بایگانی: فضای بسته به منظور نگهداری از اسناد،
انبار: فضای بسته یا باز برای نگهداری وسایل کار،
اتاق انتظار: فضای بسته، نیمه باز یا باز برای مراجعه کنندگان، راهروها و فضاهای پر تردد.
استاندارد فضای اداری
آیا در حال راه‌اندازی مشاغل هستید و به فکر گسترش فضای اداری هستید؟ آیا دفتر شما نیاز به یک بازسازی کلی دارد؟ آیا می‌خواهید نسبت به خرید صندلی کارشناسی اقدام کنید؟
بنابراین اگر به این موضوع فکر می‌کنید که سازمان شما از نظر، مبلمان اداری، صندلی اداری و صندلی کارشناسی ارگونومیک دارای کیفیت چندان مناسب و شایسته‌ای نیست، زمان مناسب برای خرید و ورود به فروشگاه فرا رسیده است. تیم طراحی و تولید ما در تمامی این مراحل، توانایی همکاری پیوسته با شما را دارد تا دفاتر شما مطابق با بهترین و به‌روزترین طراحی دکوراسیون تولید شود و شادابی و شایستگی را برای شما به ارمغان بیاورد. ما تمام توان خود را در جهت آسایش و رفاه شما مطابق با علم روز به کار خواهیم گرفت تا فضای کاری بهتری برای شما و همکارانتان ایجاد کنیم.
